Ny som chef? Det här bör du tänka på

Klargör vad ditt uppdrag som chef innebär

Det är svårt att lyckas när man inte vet vad som förväntas av en. Redan innan du tar på dig rollen är det bra att tydliggöra vilka förväntningar som finns på dig som ny chef, i dialog med dina egna chefer.

Vilka ansvar har du – och vilka mandat har du för att ta dig an de ansvarsområdena på ett konstruktivt sätt. Vilka mål ska du jobba mot? Vilket ansvar har du gentemot personalen? Det sistnämnda är en särskilt viktig fråga om du har en mer inofficiell ledarroll, där du kanske inte är den officiella personalchefen. Hur ska du som ny chef och den befintliga personalchefen i så fall verka i relation till varandra?

Utöver mandat är tid en viktig faktor för ett framgångsrikt ledarskap. Ett chefskap går inte att planera flera månader framåt i tiden, det hör till sakens natur. Frågan är om tillräckligt med tid har frigjorts för dig att verkligen genomföra ledarskapet.

När du känner dig trygg i att du har grepp om vad din nya roll som chef går ut på och vad som förväntas av dig, kan du också förmedla det upplägget på ett tydligare sätt gentemot dina teammedlemmar. Det ger dem en trygghet och klarhet i vilka situationer som det passar att de vänder sig till dig, och i vilka situationer de ska vända sig till någon annan på företaget.

Första mötet med teamet – presentera dig själv som ny chef

En vanlig frågeställning många får i samband med sin nya ledarroll är hur man presenterar sig som ny chef för sitt team. Första mötet som ny chef kan kännas som ett högtidligt tillfälle att presentera sig själv och sina visioner på ett perfekt sätt. Så behöver det inte vara.

Det första intrycket spelar roll, så är det. Samtidigt vinner du på att framförallt lyssna under det första mötet med teamet, snarare än att prata så mycket själv. Be teammedlemmarna berätta om historiken och hur de upplever sitt nuläge. Lyssna in vad de skulle vilja förbättra.

Efter det första mötet kan du använda teamets tankar för att finslipa dina idéer för framtiden – och presentera dem på ett senare möte. Detta gäller även om du har varit en del av teamet sedan tidigare. Det kan mycket väl finnas infallsvinklar som du som ny chef inte är medveten om.

Vissa medarbetare är mer förändringsbenägna än andra, så fånga upp osäkerheter kring förändringar och visa att du är villig att stötta i förändringsprocessernas utmaningar. Resonera med medarbetarna om varför förändringarna ska ske och vilket värde de kommer tillföra. Annars kan det uppfattas som att du som nytillträdd chef vill förändra för sakens skull.

Precis som du känner dig trygg i att veta vad som förväntas av dig känner dina teammedlemmar sig trygga när du ger dem samma tjänst. Att få en ny chef kan vara en förändring som kan uppfattas som turbulent för vissa om trygghetskänslan uteblir. Att presentera sig som ny chef handlar till stor del om att kunna inge ett förtroende och bidra med en känsla av trygghet vid tillträdandet.

Så avsätt tid att spendera med varje enskild teammedlem för att lyssna in deras tankar. Exempelvis om vad de skulle behöva från dig för att ni ska nå era gemensamma mål. Lär känna deras styrkor och utvecklingspotential, vad som är viktigt för dem och hur deras vardag har sett ut hittills.

Att gå från kollega till ny chef

Om du fick din första chefsroll i form av en befordran kan det vara en stor utmaning att gå från arbetskamrat till ny ledare. Du som är ny som chef har fått en helt ny roll med mycket ansvar, som du kanske inte har utbildning eller erfarenhet nog att känna dig trygg i.

Samtidigt ska du hitta en ny roll i gruppen, där du tidigare var kollega är du nu den som leder. Det innebär att dynamiken mellan dig och dina arbetskamrater kommer förändras. Det är inte omöjligt att vara vän med dina teammedlemmar, men det kräver en stark vänskapsrelation där ni kan hålla jobb och fritid separata.

Alla dina relationer med teammedlemmar på jobbet måste vara professionella. Som chef fungerar det inte att ha vissa favoriter i teamet.

I och med att rollerna förändras kommer du troligen förlora den avslappnade relationen som jobbarkompisar du kanske har haft med de som du nu är chef över. Därför blir det viktigt att forma nya kontaktnät. En sorts ”ventiler” som du kan bolla tankar om ditt chefskap med. Till exempel bland andra chefer på företaget, i ditt eget yrkesnätverk, din privata krets eller på en kurs för dig som är ny som chef.

Så hanterar du felen du kommer göra som ny chef på jobbet

Som nybliven chef är det lika bra att du förlikar dig med att du kommer göra fel ibland. När det väl har gått åt skogen, hur ska du hantera dina misstag? Här har vi samlat några tips:

1. Var ärlig med dig själv – och öppen för att du kan ha gjort fel. Alla människor har ett ego och det kan vara svårt att inse att vi har gjort fel. Det är lättare att skylla på andra. När en situation uppstår, försök att betrakta den utifrån. Har du en del av ansvaret trots allt? Även om du tekniskt sätt har gjort allt rätt, hade du kunnat fånga upp något? Det kan vara bra att som ny chef ha med sig misstagen som en nyttig erfarenhet till nästa gång.

1. Gör en pudel och erkänn ditt misstag. Att slingra dig kommer bara få dig att framstå i negativ dager. Äg hellre dina misstag från början. Som ny chef kommer du att göra misstag, att kunna erkänna sina fel när de uppkommer gör dig till en bättre ledare.

1. Leverera ett konkret nästa steg. När saker går snett behövs en lösning. Agera vuxet, tänk framåt och leverera ett eller flera konkreta åtgärdsförslag.

1. Lär dig för framtiden. Ta tid till att lära dig av vad som gick snett. Genom att lära dig av dina misstag kommer du växa i din självkänsla, kunskap och förmåga som ledare. Så utvärdera vad som ledde till misstaget och försök hitta sätt att undvika samma sak i framtiden. Hade du kunnat fånga upp situationen tidigare? Kan en konkret rutin sättas för att undvika fallgropen?

1. Släpp det! Vi gör alla misstag, nya chefer såväl som rutinerade ledare. Har du hanterat misstaget på ett medvetet sätt och kommit till en acceptabel lösning är det dags att ta sig vidare och släppa det. Gräv inte ner dig i gamla misstag utan lägg det bakom dig och gå vidare.

Våga att ge och ta emot feedback

Om du skapar en stämning inom teamet där ni kan ge och ta feedback på ett bra sätt kommer ni alla växa av det. Det avdramatiserar att göra fel och att fråga om råd. Kom ihåg att negativ feedback bör levereras enskilt. Att kunna ge och ta feedback är inte något som enbart är aktuellt för dig när du är ny som chef. Även när du har fått lite mer erfarenhet i bagaget kommer färdigheten att arbeta med feedback ge dig fördelar i ditt ledarskap.

En klassisk metod för att ge feedback är hamburgarmetoden. Enligt den ger du feedback på det här sättet:

1. Positiv feedback: ”En sak jag tyckte du gjorde bra...”
2. Konstruktiv feedback: ”Till nästa gång tänker jag...”
3. Positiv feedback: ”Men som sagt, du gjorde mycket rätt också. Till exempel...”

På det här sättet undviker du att bara leverera negativ feedback. Dina teammedlemmar är säkert duktiga på vad de gör. Ironiskt nog blir det lätt att glömma bort att berömma personer som har en hög grundstandard.

En annan viktig punkt är att feedbacken måste vara konstruktiv. Vag feedback är svår för mottagaren att omvandla i konkreta förändringar. Så jobba gärna med exempel och diskutera fram konkreta åtgärder för framtiden med teammedlemmen.

Lär dig att delegera effektivt

Att delegera är en viktig del av din nya chefsroll. En tydlig brief gör stor skillnad för resultatet du får i slutändan. Få gärna med detta:

• Vad är bakgrunden till uppgiften? Varför ska den göras?
• Vilket underlag finns redan? Hur ser nuläget ut?
• Kravställning – vad måste ingå i uppgiften?
• Hur ska slutresultatet se ut?
• Hur ska medarbetaren prioritera den här uppgiften i förhållande till sina andra uppgifter?
• Kom överens om en deadline.
• Fråga teammedlemmen om något behövs från dig för att uppgiften ska kunna utföras på ett bra sätt.

Om du delegerar en uppgift i kompetensutvecklingssyfte är det bra om du är extra proaktiv med stödet. Det finns alltid en tröskel för medarbetarna till att be dig om hjälp. Då är det bättre om du exempelvis erbjuder dig att checka in löpande eller att hålla en genomgång i förväg.

Var tydlig med teammedlemmarna om när du låter dem ta ansvar för sina egna uppgifter. Tydlighet i vem som har ansvar och mandat gör det lättare för var och en att veta hur arbetsgången ska se ut.

Utbildning för dig som är ny som chef

Att bli chef är som vilket jobb som helst – du behöver kunskap för att lyckas. Om du är ny som chef ger en ledarskapsutbildning hos IHM dig mängder av matnyttig kunskap och ökad trygghet i din roll. Dessutom får du träffa andra som också är nya som chefer på en utbildning. I och med det får du en chans att bygga upp ett nätverk och bolla frågor du har tänkt på.

Vi har ett brett utbud av utbildningar i ledarskap för dig som är ny som chef. Till exempel kan du som är ny som chef gå en av dessa utbildningar:

• Affärsutvecklande ledarskap: För dig som vill utveckla ditt ledarskap för att påverka företagets ”bottom line” i positiv riktning.
• Personligt ledarskap: För dig som vill bygga förtroende hos medarbetare, för att säkra teamets framgång.
• Hållbart ledarskap: För dig som vill utveckla ditt ledarskap utifrån världens nya förutsättningar. Till exempel distansarbete och att bygga team i tiden av personlig utveckling.

Checklista för dig som är ny som chef

Här har vi sammanfattat artikeln i en checklista för dig som är ny som chef.

• Klargör ditt uppdrag tillsammans med din egen chef.
• Säkra att du har tid och mandat att hantera ditt uppdrag.
• Ägna majoriteten av det första mötet åt att lyssna in teamet.
• Ha enskilda samtal med varje teammedlem för att lära känna dem.
• Var tydlig med teamet om varför förändringar genomförs.
• Ha inte favoriter bland teammedlemmarna – agera professionellt.
• Hitta nya "ventiler" – personer du kan bolla ditt chefskap med.
• Hantera dina misstag på ett konstruktivt sätt.
• Kom ihåg att ge både positiv och konstruktiv feedback.
• Lär dig delegera effektivt - med tydliga briefar som inte minst klargör ansvarsfördelning.
• Var proaktiv med att ge medarbetare stöd för att utvecklas.
• Behöver du ytterligare kompetens – gå en utbildning för dig som är ny som chef.