Tips till Mötesledare!

Är du mötesledare? Här kommer två tips till dig.

Egentligen finns det bara två bra tips. Det ena är utbildning. Kompetens i hur jag leder en grupp, hur jag skapar energi i rummet, mötesformat, hur jag kan stimulera bägge hjärnhalvorna på deltagarna, förståelse för hur hjärnan fungerar etc. Det andra är att träna, träna och åter träna. Har du någonsin tränat på att hålla ett möte?

Jag vill understryka att det inte förändrar en Möteskultur. Däremot blir dina möten bättre. För att förbättra Möteskulturen i din organisation som krävs det en mötesstrategi. Se tidigare blogg inlägg!

Ok, då kör vi!

Innan mötet:

• Lägg en stund, en vecka innan du skall planera mötet, på att sätta syfte och mål. Alla möten skall ha ett syfte och mål. Alla. Det tar tid i början om du inte är van att sätta detta på varje möte. Efter ett par månader går det lätt och är enkelt.
• Efter syfte och mål besvarar du dessa frågor för dig själv. Vad skall deltagarna Känna? Kunna? Göra? efter mötet. Boka sedan in i din kalender när du skall planera mötet. Genom att göra ovanstående en vecka innan så kommer ditt undermedvetande att planera mötet. (95% av alla tankar är omedvetna, hjärnan arbetar när vi sover ex)
• När du planerar mötet så gör ett "körschema". Skriv i ett excel tider där du bestämmer tiden för varje punkt på agendan. Detta gör du även om det är ett vanligt "måndagsmöte" ex. Här lägger du in pausar, reflektionstid, mötesformat ex.
• Skicka ut inbjudan (låter väl trevligare än en kallelse?) i god tid. Vissa behöver förbereda sig en vecka innan andra en timme innan. Vi är olika även här.
• Skriv alltid in Syfte och mål och vilka som är inbjudna på agendan. (i de företag vi har hjälp så har de även med kostnaden av mötet, dvs tiden x timpenningen på deltagarna, det visar tydligt vilket värde mötet har). Skriv sedan in 2-3 frågor som deltagarna skall tänka på innan mötet. Samma effekt som att du förberedde syfte och mål en vecka innan. Deltagarna kommer att vara mer alerta direkt mötet startar.

Under mötet

• Börja med musik innan alla har kommit. Musik har förmågan att avlägsna stress, göra människor glada och mer harmoniska. Detta gör verkligen stor skillnad.
• När mötet börjar så läser du, eller någon du utser, upp mötets syfte och mål. Skriv gärna upp målet så du kan stämma av det innan ni slutar. Därefter läser någon upp er mötespolicy dvs mötesreglerna. Detta tar en minut och skapar ett mycket större fokus än om du börjar mötet som tidigare.
• Skapa delaktighet. I en envägskommunikation så kommer deltagarna i bästa fall ihåg 1% efter 30 dagar. Om de själva är med och diskuterar i en ex bikupa så kommer de ihåg 70%!
• Avsluta alla möten med feedback och dessa tre frågor:

1. Vad gjorde vi bra?
2. Vad kunde vi göra bättre?
3. Hur gör vi det nästa gång?

Efter mötet

Reflektera! En skicklig föreläsare, Christer Olsson, sa;- En icke reflekterad erfarenhet är ingen erfarenhet! Det stämmer, eller hur?

• Vad kunde jag gjort bättre?
• Hur gör jag det nästa gång?
• Skicka ut action points senast 2 dagar efter mötet.
  Det behöver sällan vara långa minnesanteckningar utan det viktigaste är vad som beslutades, vem som är ansvarig och när det skall vara klart.

Saker att tänka på när du är mötesledare!

Vad och hur minns vi?

Vi minns med våra sinnen. Dvs du ökar chansen radikalt om du blandar med mer sinnen än bara har tal och text på mötet. Inledning och avslut är mycket viktigt! Lär dig detta utantill. Vi minns i tretal. Vini,vidi, vici. Tro, hopp och kärlek. När du sammanfattar ta tre punkter ex.

Kroppsspråket! (70% av presentationen!)

Behåll ögonkontakten med deltagarna. Bekräfta dem genom dina ögon. Vänd hela tiden mot deltagarna. Vänd dig aldrig mot powerpointen ex. Sök energigivare som ökar energin i rummet.

Rösten!

Variera tonläget, gå upp och ner. (Finns det något tråkiagre att lyssna på en mötesledare som är en tonig?)Variera volymen! Variera tempot. Våga ta pauser. Du upplever den tysta tiden mycket längre än deltagarna. Vissa saker skall få tid att "sjunka in".

Powerpoint, blädderblock & whiteboard?

PP - statiskt, går inte att ändra, fakta. Bjuder inte in till dialog. Whiteboard - Inte lika statiskt som pp. Lite "Låt stå" känsla. Blädderblock - inbjuder till dialog, går att förbereda innan och att spara till efterarbete.

Mötesmiljö!

Tänk tomt rum. Utgå från syfte & mål. Behövs verkligen borden? Mötet blir oftast mer engagerande och aktivt utan bord. Tänk oftast större rum än det som är tradition. Externa möten på anläggningar sitter de flesta i alldeles för små rum.

Byt miljö, så att inte samma rum används vi samma möte. Slentrian = tråkigt. Våga testa nytt! Ett möte som är mer än en timme behöver flera möbleringar. Du kanske börjar med stolar, övergår till ståbord, arbetar stpende vid blädderblock och avslutar med stolar?

Musik!

Starta och avsluta mötet med musik. Alla vi människor påverkas av musik. Det skapar en helt annan stämning både innan och när det är slut. Även vid workshops etc kan musik användas som en krydda. Redan i inbjudan kan du fundera på vilken musik som passar målgrupp och budskap.

Nervös?

Alla blir vi nervösa ibland. Alla. Lär dig inledning och avslut utantill. Det skapar förtroende. Var skall jag göra av händerna? Tryck tummen mot pekfingret! Om du får tanken att du är nervös, byt ut den emot att du känner dig taggad!

Tänk på kroppsspråket. Ta ett steg framåt istället för bakåt när du känner dig osäker. Det kommer att förändra dina tankar. Testa om du inte tror mig! :-)Det var dagens tips till dig som mötesledare, hoppas du får användning för dem!

Skaffa dig en trevlig helg!

Micke, mötesevangelist

Micke Darmell är också författare och föreläsare i det brännheta ämnet "den ständiga uppkopplingen" - om konsten att verka i en uppkopplad värld. Min tes är att oavsett om du är ledare, kollega, vän, eller partner kommer du att lyckas om du kan vara härvarande.