DAGS ATT TA TAG I ERA INTERNA MÖTEN?

Hur ser din kalender ut idag? Är du chef eller ledare och följer snittet har du 4-6 timmar inbokade möten.

Det betyder att du kommer sitta 25 år av ditt liv i möten. Det är en god anledning till att fundera en gång till kring hur era möten fungerar. Vill du ha fler anledningar? Kolla här!

30 % av all arbetstid är mötestid.
52 % av alla möten är dåligt förberedda.
25 % av mötesdeltagarna på det genomsnittliga mötet är där i onödan.
44 % av mötesdeltagarna kommer gå ifrån mötet och vara osäkra på vad egentligen som beslutades.

Mycket tid i möten som alltför ofta är dåliga, alltså. Allt som allt innebär det att svenska tjänstehen spenderar tid i dåliga möten för 170 miljarder kronor varje år. Det motsvarar runt 5 % av Sveriges BNP. Aj.

Så vad göra? På organisationsnivå är det dags att sluta acceptera att oförberedda möten hålls. Inget mer skjuta från höften. Sluta kompensera låg kvalitet med hög kvantitet. Och även om din organisation inte har tagit tag i sin möteskultur än, kan du som mötesledare göra skillnad. Du kommer få så mycket mer ut av dina möten- det är ett löfte!

Här kommer snabba tips som kommer göra stor skillnad för effekten av dina möten:

Tydliggör syfte och mål med mötet. För dig själv och för deltagarna. Om ni vet varför ni möts och vad ni vill få ut av mötet kommer ni komma mycket längre. Kan tyckas självklart, men idag saknar runt hälften av alla möten tydliga syften och mål. Infoga här valfri sportanalogi om varför det är viktigt att alla kämpar mot samma mål, så förstår du varför det här spelar roll.
Skapa en agenda som stödjer syfte och mål. Bara punkter som är kopplade till mötets syfte och mål. Bort med ’övriga frågor’.
Bjud in rätt personer. Som redan nämnt, sitter idag alldeles för många och undrar vad sjutton de gör på mötet. Det skapar frustration och hjälper inte ditt möte. Fundera en extra gång kring vilka som ska komma.
Tänk på mötesrummet. Vilket sorts rum och möblering passar bäst? Ska ni ta bort bordet, som ofta bara är ett hinder mellan er? Det lilla mötet kanske kan bli ett walk-and-talk?
Välkomna deltagarna. Se deltagarna i ögonen när de kommer till mötet. Involvera sedan dem alla tidigt under mötet så de känner sig delaktiga och trösklar till aktivt bidragande slipas ner, även för de blyga.
Fyll på med energi. Har ni längre möten kommer ni behöva ta kortare pauser och fylla på med vatten, kaffe, frukt- och energi. Googla på energizer-övningar så hittar du många tips.
Avsluta väl. Avrunda mötet med att summera vad ni kommit fram till, vem som ska göra vad, och när det ska vara klart. Avsluta med att fråga alla vad som var bra med mötet, vad ni kan göra bättre nästa gång och hur det ska göras. Då får du omedelbar feedback som hjälper dig att fortsätta förbättra dina möten.
Följ upp. Avsätt tid i kalendern direkt efter mötet för att följa upp mötet. Skicka ut mötesanteckningar inom 24 timmar.

Goda möten kommer hjälpa er att nå era mål- det är ett löfte! Den tid du lägger ner på att planera, genomföra och uppfölja bra möten kommer du få igen- mångdubbelt! Lycka till och kika gärna in på sidan möteskultur. se för att få mer inspiration.

Stay gr8!

Micke Darmell