Mötesstrategi!

Mötesstrategi är en ledningsfråga, ja en vd fråga. Inget annat.

Få företag/ organisationer har idag en mötesstrategi. De flesta har en tydlig rese och mötes policy(dvs i detta fall var de får lägga sina externa möten). Denna policy, som Travel manager, har ansvar för, skärskådas och revideras varje i år in i minsta detalj. Det är en ansenlig summa i denna budget.  Den interna Möteskulturen kostar 10 gånger så mycket i arbetstid visar undersökningar som vi har gjort!  10 GÅNGER SÅ MYCKET SOM TM BUDGETEN ALLTSÅ!

Detta utan att någon äger denna fråga, det varken mäts eller analyseras vilken effekt alla dessa möten ger. Här kommer några tips till ledningsgruppen: (Sitter du inte i den så skicka detta inlägg vidare till de som sitter där!)

Börja med att ändra "mindsetet" för möten! Mötet är och kommer att vara det strategiska verktyget för att nå mål och vision. Då duger det inte att många i organisatinen gnäller över dåliga möten. "Vi sitter ju bara i en massa möten, när skall vi hinna jobba"?  Möten skall ge energi. Punkt. Som Ferry sa!

Börja med frågan; Varför har vi möten? Kan kännas lite simpel, men bakom frågan finns det många intressanta svar som förättrar våra tankar till varför vi har möten.

Nulägesanalys: Gör en möteskartläggning och mätning på Möteskulturen så ni har något att utgå ifrån! ( www.3s.se , prata med Jacob Marinko)

När skall vi ha fysiska, video eller telefonmöten?  En fråga som kräver kunskap om pedagogik, hur vår hjärna fungerar och om våra beteenden.

Skapa därefter en mötesstruktur. Här tar ni fram alla fasta möten ni har i organisationen.. Sätt sedan ett tydligt syfte och mål för varje möte, bestäm vilka som skall vara med och lägg sedan ut dem i kalendern på årsbasis. (Om ni inte har detta som kultur redan så kommer ni redan här att spara många mötestimmar tack vare detta enkla verktyg)

Mötespolicy! Tydliga spelregler för era möten (jämför speltaktik för ett fotbollslag). Utan att ha med företagets/organisationens mål och vision på alla möten blir det mycket ineffektivitet och tidsfördriv. Denna mötespolicy skall sedan implementeras hos alla anställda. ( inte ett e-post utskick!)          WALK THE TALK!

E-post policy! En enkel fungerande e-post policy tar bort över 30% av de interna mailen inom två månader! Implementeras hos alla!

Därefter har ni en mötesstrategi.  Den kan ni revidera och fylla på med Meeting Training Camp för era mötesledare. Därefter kan ni börja, via mötena, implementera en bra feedback kultur, en kreativ innovations kultur, värdskap, eller andra områden ni vill bli bättre på för att skapa ett bättre resultat.

Mötesledare som ex för utbildning i "Death by powerpoint", mötesmetoder, hur hjärnan fungerar, som lär sig att möblera mötesrummen utefter syfte och mål kommer att skapa möten som ger mycket större effekt än dem ni har idag. Detta kommer att påverka hela företaget positivt. Resultatet, engagemnaget och mer energi.

Därefter har ni en fungerande Möteskultur där ni kan implementera alla beslut som tas i organisationen på ett enkelt och kraftfullt sätt. Allt ni gör på era möten kommer att driva er mot era mål och vision!

Jag vill bara understryka ännu en gång att detta är en lednings strategisk fråga. Är inte vd´n med kommer kulturen att äta upp strategin ännu en gång.

Lycka till!

Stay gr8!

Micke, mötesevangelist

27 maj 2010
Till toppen av sidan Till topp