Åtta steg mot ett tomt skrivbord varje morgon

Upplever du att du lätt blir distraherad av alla papper på ditt skrivbord när du som bäst behöver koncentrera dig på en särskilt komplicerad eller brådskande uppgift?

Har de där pappren och högarna att göra med andra uppgifter som du inte prioriterar just nu, men som "väntar på sin tur"?

Tänk om du istället kunde "få vara ifred" från alla dessa distraktioner och jobba fokuserat med just den uppgift som är den rätta att jobba med precis nu?

Visst skulle det vara skönt att ha gott om yta att sprida ut det material som du behöver ha översikt över för att lösa den aktuella uppgiften smidigt?

Jag tror bestämt att du skulle må bra av att ha tomt på skrivbordet.

Hur tomt är ”tomt”?

När jag säger "tomt", menar jag inte så tomt som i utställningen på IKEA, utan tömt på det material du inte behöver just nu, d v s högar, lösa lappar, tidningar du borde läsa, koppar du för länge sedan druckit ur et c.

Hade du det tomt på det sättet på skrivbordet, skulle du kunna bestämma själv vad du får för synintryck när du behöver koncentrera dig, utan att bli störd av papper du ändå inte vill jobba med just nu.

De åtta stegen

Tag dessa konkreta steg mot att ha ett tomt skrivbord

1. Skaffa en inkorg, så allt material som kommer till dig har en självklar plats att landa, istället för litet varstans på bordet.
2. Gör din att-göra-lista i digital form (i datorn, alltså), så du slipper se allt du inte hinner göra nu, när du väl prioriterat vad som är rätt sak just nu.
3. Skaffa en tickler file för alla de dokument du vet att du kommer att behöva en viss dag framåt i tiden och som du vill slippa ha liggande framför dig ända till dess för att du inte ska missa dem när det väl är dags.
4. Justera ditt system för material som är bra att ha, så att det är entydigt, lättöverskådligt, lätt att utöka och lätt att lagra undan i och plocka fram ur. Se till att alltid ha tomma mappar (eller pärmar, för den delen) till hands, så du slipper springa bort till kontorsmaterialförrådet för att hämta dylika när du är "uppe i någonting" och behöver få bort ett material snabbt.
5. Skaffa en dubbel papperskorg, d v s en papperskorg med två fack eller helt enkelt två papperskorgar. Fyll den ena, fyll den andra och töm sedan den första, som du börjar fylla igen. När också den är full, töm den andra och börja fylla i sistnämnda. Eftersom du har "en korgs" ångertid, kommer du att våga slänga mycket mer.
6. Varje gång du kommer till skrivbordet, töm lappar, mötesnoteringar och det du bär på i inkorgen, varifrån du sedan fattar beslut om vad varje lapp innebär för dig och vart den egentligen hör hemma.
7. Rensa skrivbordet innan du går hem varje eftermiddag, så det är tomt varje morgon då du kommer till jobbet. Då kommer det att vara mycket lättare att hålla tomt under dagen. Tre nederländska forskare kom i december 2008 i en studie fram till att andelen personer som bröt mot en regel ökade med 303% när de såg att någon annan brutit mot den tidigare. Så är det också med oss och våra skrivbord. Börjar du låta papper drälla, kommer högarna snabbt att växa. Krasst, men sant.
8. Börja på nytt med din struktur så fort skrivbordet blir fullt  igen, hur många gånger som helst. Ge aldrig upp - ingen är ett hopplöst fall!

Känns det inget vidare?

"Ja, men ... ", säger kanske du, "jag behöver ha allt framme för att veta vad jag har att göra."

Är det verkligen det smidigaste sättet du kan ha översikt? Finns det något annat sätt för dig att se alla dina bollar du har i luften? En lista över alla pågående ärenden och deras nästa, konkreta uppgifter?

Fokusera lättare

Tar du dessa steg, kommer du att känna dig mer som herre över din egen planering. Du kommer att bättre kunna fokusera på den uppgift som du prioriterar för ögonblicket och det kommer att vara med större tillfredsställelse du går hem efter en intensiv arbetsdag.

Hur gör du?

Hur gör du för att hålla ditt skrivbord tomt på allt du inte vill ha där?

Välkommen att kommentera nedan!