Yrkesguide: Eventkoordinator

Vad är en eventkoordinator?

Att arbeta som eventkoordinator innebär att du har huvudansvaret för att planera, genomföra och följa upp olika typer av evenemang. Det kan röra sig om allt från konferenser och företagskickoffer till stora mässor och mindre nätverksträffar. Målet är enkelt: att skapa en upplevelse som engagerar deltagarna och samtidigt levererar värde åt arrangören.

I rollen fungerar du som ett nav mellan många olika intressenter – arrangör, leverantörer, deltagare, ofta även lokal personal. Du ser till att alla inblandade rör sig åt samma håll och att varje detalj klaffar. Det kräver att du är både socialt driven och har ett starkt öga för logistik.

Arbetsuppgifter – vad gör en eventkoordinator?

Hur din dag ser ut varierar beroende på vilken typ av evenemang du arbetar med och vilken organisation du jobbar för. Men det finns några gemensamma nämnare och som eventkoordinator är du ofta med hela vägen – från de första idéerna och målsättningarna till att följa upp hur eventet togs emot.

Det innebär att du bland annat:

• Bokar lokaler och tekniska lösningar
• Har kontakt med leverantörer som catering, teknik, dekor och underhållning
• Arbetar med inbjudningar och deltagarlistor
• Skapar budget och följer upp kostnader
• Sköter tidsscheman och koordinerar olika insatser
• Fungerar som kontaktperson under själva eventet

Arbetet sker ofta i team där ni tillsammans sätter upp mål och riktlinjer. Samtidigt är det vanligt att du som eventkoordinator har ett stort eget ansvar för specifika delar eller hela arrangemang.

Ett viktigt inslag i rollen är din förmåga att bygga relationer, både med kollegor och externa aktörer. Att skapa trygghet och tydlighet inför ett event är avgörande för att andra ska kunna bidra med sitt yttersta. Du förväntas också vara lösningsorienterad, då oväntade situationer nästan alltid uppstår på vägen.

Kanske viktigast av allt: du behöver förstå deltagarnas perspektiv. Vad får dem att känna sig välkomna, inspirerade och engagerade? Det tar tid att lära sig men är avgörande för att skapa evenemang som verkligen gör skillnad.

Personliga egenskaper

Rollen som eventkoordinator passar dig som gillar högt tempo och har ett öga för detaljer. Du har lätt för att planera, sätta strukturer och kommunicera med olika typer av människor.

I oväntade situationer kan du hålla huvudet kallt, fatta snabba beslut och få andra att känna sig trygga. Du är lyhörd inför andras behov och ser till att varje del av ett event samspelar med helheten.

Här är några egenskaper som kommer väl till pass:

• Organiserad och lösningsfokuserad
• God kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt
• Social och serviceinriktad
• Tålmodig med hög simultankapacitet
• Kreativ men strukturerad

Din roll är att skapa en upplevelse där allt – från första kontakt till det sista föredraget – känns genomtänkt och professionellt.

Vad tjänar en eventkoordinator i lön?

Enligt Unionens lönestatistik för 2024 ligger medellönen för eventkoordinatorer mellan 32 000 och 47 800 kronor i månaden. Hur mycket du tjänar påverkas bland annat av erfarenhet, ansvarsnivå och vilken typ av evenemang du arbetar med.

Utöver lön erbjuder många arbetsgivare även förmåner som:

• Flextid
• Friskvårdsbidrag
• Möjlighet till kompetensutveckling

Det är vanligt att du i takt med ökad erfarenhet också får ta dig an mer komplexa projekt med större budgetar och högre ansvar.

Karriär och framtidsutsikter

Efterfrågan på skickliga eventkoordinatorer är stabil på arbetsmarknaden enligt Arbetsförmedlingens bedömning för 2024. Många organisationer ser värdet i att använda evenemang som verktyg för att bygga relationer, stärka varumärken och skapa affärsmöjligheter.

Du kan arbeta inom en mängd olika områden, till exempel:

• Företag och eventbyråer
• Offentlig sektor och myndigheter
• Turism- och destinationsutveckling
• Ideella organisationer

Det finns också möjligheter att vidareutvecklas till roller som projektledare, produktionsledare, teamchef eller strateg inom marknadsföring och kommunikation.

Jobba nationellt och internationellt

Rollen som eventkoordinator är inte bunden till en viss bransch eller plats. Du kan jobba inom såväl svenska organisationer som internationella koncerner.

För dig som lockas av att jobba utomlands finns goda möjligheter inom:

• Internationella konferenser
• Hotell- och resebranschen
• Multinationella företag
• Destination management-företag

I många av de rollerna fungerar du också som ambassadör, både för själva evenemanget och för det företag eller den plats det representerar.

Så blir du en eventkoordinator

Det finns flera vägar till yrket som eventkoordinator, men en av de mest effektiva är att gå en yrkeshögskoleutbildning med relevant inriktning.

Utbildning inom evenemangsplanering

Vill du arbeta professionellt med att skapa möten som engagerar och påverkar? IHM Business School erbjuder YH-utbildningen Event & Destination Developer – en tvåårig yrkeshögskoleutbildning som kombinerar teoretisk kunskap med praktiska projekt och praktik.

Event & Destination Developer (80 veckor, YH) lär dig planera, genomföra och utvärdera koncept- och produktutveckling för fysiska och digitala koncept. Utöver goda kunskaper om besöksnäringen, ger utbildningen kompetens i affärsutveckling, hållbar utveckling, projektledning, affärsekonomi samt utvecklar ditt sinne för affärsmannaskap.

Utbildningen är utvecklad tillsammans med branschen och uppdateras kontinuerligt efter marknadens behov. Tack vare utbildningens LIA-perioder (Lärande under arbete) får du möjlighet att skaffa yrkeserfarenhet och relevanta kontakter, vilket ofta leder till anställning direkt efter examen.

För dig som redan har erfarenhet från till exempel turism, hotell- och konferens eller marknadsföring kan utbildningen ge dig den spetskompetens du saknar – och öppna dörren mot en ny karriär.

Kompetensutveckling för eventkoordinatorer

Är du redan verksam inom eventbranschen? Då kan vidareutbildning vara ett värdefullt sätt att hålla dig uppdaterad – både tekniskt och strategiskt.

På IHM finns kurser inom event och arrangemang som du går parallellt med ditt arbete, till exempel:

• Datadriven gästanalys (16 veckor, YH). Vill du förstå dina gäster bättre och ta datadrivna beslut som ökar både kundnöjdhet och intäkter? Den här kursen lär dig samla, analysera och visualisera gästdata och omvandla den till smarta affärsstrategier. Kursen passar dig som redan jobbar inom besöksnäringen och vill ta nästa steg i den digitala utvecklingen.
• Social media marketing (18 veckor, YH) hjälper dig att bygga varumärkeskännedom, engagemang och kundlojalitet. Du lär dig planera, optimera och utveckla strategier för att kommunicera med kunder, skapa förtroende och inspirera från tidigare event och arrangemang.

Att löpande utveckla din kompetens stärker inte bara ditt eget CV – det bidrar också till att du kan ta dig an större och mer avancerade projekt med fullt förtroende från arbetsgivare och uppdragsgivare.