5 råd för att hantera inköpare

Jag vill vara en möjliggörare, inte nejsägare. Det berättar en inköpschef som har en budget på 750 miljoner. Men han poängterar att leverantörer måste kunna visa hur de ska bidra till att utveckla företaget, och på vilket sätt deras erbjudande särskiljer sig. Annars är det bara lägsta pris som gäller. 

Röster från fler inköpare
Jag frågar en inköpskonsult på Accenture, ett av världens största managementkonsultföretag, om vad hon tycker är mest irriterande i hennes arbete. Hon svarar: – Det är frustrerande när någon i företaget talar lyriskt om en leverantörs lösning, utan att kunna visa hur investeringen betalar sig. 

En inköpare på Scania berättar att det inte blir bra om inköpsavdelningen släpps in sent. Då behöver de backa tillbaka upphandlingen, för att få in den i sin process. Det orsakar bara krångel och stjäl energi. 

Hur leverantören mäter och följer upp resultatet av investeringarna är också något som ligger andra beslutsfattare varmt om hjärtat. Eller som Per-Arne Gulbrandsens, Sverige VD på världens största bemanningsföretag Adecco sa till mig: min drömleverantör kopplar nydanande lösningar till tydliga affärsmål, och är beredd att ta ansvar för resultatet. 

Fem råd för att hantera inköpare 

1. Ta tidigt reda på om det finns en inköpsavdelning
Har företaget i så fall någon policy för när den avdelningen ska involveras. Är exempelvis storleken på affären avgörande för om de ska kontaktas eller inte. Då kan du försöka dela upp lösningen i mindre portioner, för att undvika inköparnas inblandning och snabbare komma till avslut. Ju färre kockar desto snabbare soppa. Dessutom minskar risken för att affären drabbas av en inköpares generellt sett starkare prisfokus. 

2. Försök inte runda inköp om de troligtvis ändå blir involverade
Är det osäkert om du kan få affären att passera under inköpsavdelningens radar? Bjud då in dem istället. Då tar du bort risken att skapa irritation och hamna i sämre dager, för att ha försökt gå förbi de inköpsansvariga. Ta initiativet. Fråga hur de vill hantera frågan och hur deras process ser ut. Då får du även något att förhålla dig till. 

3. Be inköp om hjälp med att se hur investeringen betalar sig
Fråga inköpsavdelningen om råd till att värdera kostnaden för problemet din produkt ska lösa. Eller stäm av en sådan värdering som du har gjort med någon annan i företaget. Ställ sedan den skattade kostnaden mot investeringen i din lösning. Då behöver du inte ”sälja in” din egen investeringsanalys och riskera att få den nedsablad. Istället har du förankrat affärsvärdet du kan bidra med hos inköpsavdelningen. 

Var förberedd med alternativa sätt att skatta kostnaden för problemet. Den du frågar kanske inte själv ser hur det kan gå till. Referera till tidigare kundfall, undersökningar eller tidningsartiklar. Motivera övningen med att det handlar om att värdera vad problemet kostar köparen, för att förstå vad det kan vara värt att lösa det och kunna föreslå rätt lösning. 

4. Ta reda på vilka kriterierna är för att välja leverantör
Vad tittar inköpsavdelningen på när de väljer leverantör i det aktuella fallet. Vad är krav respektive hygienfaktorer? Vad ska leverantören helst av allt stå för och kunna leverera, gärna i prioriteringsordning? Vad ska de definitivt inte stå för eller göra? Hur ser en drömleverantör ut? 

5. Våga vara annorlunda
Hitta och kommunicera en unik, eller åtminstone stark position. Hur positionerar sig konkurrenterna? Ta reda på deras styrkor och svagheter – i förhållande till köparens problem och önskemål. Vad har de för tjänster, kunder, anställda och finanser? Titta exempelvis på deras hemsidor, Googla fram annat material och läs på Alla bolag. Glöm inte eventuella interna konkurrenter i köparens företag som IT- eller utvecklingsavdelningen. Alternativt andra affärsenheter eller bolag i koncernen. Våga att tydligt särskilja dig, istället för att försöka vara allt för alla. 

Relaterad artikel Så vanns två upphandlingar.

9 november 2015

IHM Update

Vill du ha vårt nyhetsbrev?

Till toppen av sidan Till topp