Mötet - ett strategiskt verktyg för att nå mål och vision.

Visserligen har jag utlovat en del energiövningar som nästa blogg inlägg men en önskan om ett strategiskt inlägg, från en läsare, fick mig att skriva denna text tillsammans med en samarbetspartner. Återkommer, som utlovat, med övningar som skapar mer energi på möten och därmed bättre effekt av dem.

Meeting Management handlar om att optimera effekten av organisationens alla möten

Meeting Management är en ledningsstrategisk fråga, men tyvärr har få företagsledningar förstått och sett lönsamhets- och affärsnyttoperspektivet med en bra möteskultur. Trots att undersökningar visar att 95 % av alla chefer tycker att organisationens möten är strategiskt mycket viktiga.

Vi har arbetat med möten i över 20 år och är övertygade om kraften i att skapa en bra möteskultur. Möten är kulturbärare och i en möteskultur som är i ständig förbättring sker automatiskt en utveckling av företagskulturen.

Varför ser det ut som det gör?
Vi törs påstå att nästan ingenting har hänt inom mötesområdet sedan 60-talet. Vi har visserligen fått ny teknik i form av smarta telefonlösningar, webmöten och videoutrustningar, men inte lärt oss hur vi bäst använder tekniken och vad som krävs av mötesledare och mötesdeltagare. Vi har troligtvis till och med en sämre möteskultur idag eftersom allt fler ”inte hinner” planera mötet ordentligt, än mindre följa upp det.

Nästan inga chefer har gått en utbildning inom Meeting Management eller möteskultur och nästan lika få mötesledare är utbildade, trots att alla vet hur viktig mötesledaren är. Och tittar vi på en möteslokal idag och jämför med hur det såg ut för 50 år sedan har nästan inget hänt.

Hur kan det vara så illa? Vi har identifierat nedanstående fyra anledningar till varför möteskulturen inte utvecklats, fokuserats eller hanterats som en strategisk fråga;

1. Det finns ingen kultur för ständiga förbättringar
2. Ingen äger frågan i ledningen.
3. Kunskapsbrist, få utbildningar och utbildade
4. Ingen leder utvecklingen inom mötesbranschen

Bra möten är en investering, dåliga möten slukar pengar
Konsekvenserna av detta blir att alla vill ha bättre möten men ingen tar tag i det då ingen ”äger” frågan, och mycket få har kunskapen. Detta trots att detta är en av de största kostnadsposterna i en organisation.
Låt oss ta ett exempel; ett företag med 1000 anställda investerar ca 150 miljoner sek varje år i faktisk mötestid, oräknat tid för förberedelser, resor och uppföljning.

Mer statistik; enligt forskning från USA är hälften av alla möten kontraproduktiva, och skulle egentligen inte ens äga rum, en tredjedel av alla möten i Sverige tar energi av deltagarna och en tredjedel av deltagarna på möten upplever att de är på fel plats. (ur Mötesbarometern 2010).

Möten och affärsnyttan
En strategisk syn och hanterande av möteskulturen ger utan tvivel ökad affärsnytta.
Låt oss ge några exempel;
• Effektivare möten frigör tid
• Om alla möten har ett tydligt syfte som präglar både planering, genomförande och uppföljning bidrar mötena i mycket högre grad till att verksamheten uppnår sina mål
• En bättre möteskultur ger ökad delaktighet hos mötesdeltagarna vilket ökar motivation och prestation
• Återkommande utvärderingar som en del av möteskulturen bidrar till en lärande organisation
• Minskad stress/ohälsa genom bättre och effektivare möten ger lägre sjuktal

Möteskulturens plats i organisationen
När man börjar se strategiskt på verksamhetens möten berör det hela organisationen, och bör så göra. Med den stora potential till ökad affärsnytta bör styrelsen följa utvecklingen, ledningen se det som en väg att driva kulturförändringar och även utveckla sina egna möten och kommunikationsavdelningen inkludera möten som en central del i sin kommunikationsplan. HR-avdelningen säkerställer att ledare och medarbetare har rätt kompetens inom mötesområdet och följer möteskulturen i medarbetarundersökningarna samt samverkar med IT om vad man behöver kunna för att bäst ta till sig den nya mötestekniken.

Vi tror att en förbättrad möteskultur är en av de viktigaste organisations förändringarna att ta tag i. Få vet dock vilken väg de skall gå, och ser vi tillbaka kan vi jämföra det med miljöarbetet i början av 90-talet. Alla såg problemet, men få visste vad de skulle göra med det, hur de skulle organisera sig eller strukturera arbetet. Åsa Lindell, som var en av de första miljöcheferna i svenskt näringsliv ser en tydlig parallell; där det mesta var oklart från början men där företag och organisationer inom några år organiserade sig, strukturerade sig och införde en mer hållbar företagskultur. Idag finns ingen organisation som inte planerar, genomför, följer upp, utvärderar och reviderar sitt hållbarhetsarbete.

Vi är övertygade om att motsvarande utveckling kommer att ske inom Meeting Management, och att det inom några år finns både kunskap, ägarskap och ständiga förbättringar i våra företag och organisationer.

Hur går man tillväga?
Vi rekommenderar följande fem enkla steg för att förbättra möteskulturen.
1. Möteskartläggning som identifierar nuläget
2. Skapa ett gemensamt synsätt för ledningsgruppen och en förståelse för möteskulturens bidrag till affärsnyttan
3. Identifiera förhållningssätt och spelregler
4. Implementera dessa bland alla anställda, ex en ”Möteskulturdag” med fokus på möteskulturen under den årliga kick-offen eller personaldagen.
5. Skapa en kompetens & utbildningsplan för chefer & mötesledare.

Visserligen har jag utlovat en del energiövningar som nästa blogg inlägg men en önskan om ett strategiskt inlägg, från en läsare, fick mig att skriva denna text tillsammans med en samarbetspartner. Återkommer, som utlovat, med övningar som skapar mer energi på möten och därmed bättre effekt av dem.

Meeting Management handlar om att optimera effekten av organisationens alla möten

Meeting Management är en ledningsstrategisk fråga, men tyvärr har få företagsledningar förstått och sett lönsamhets- och affärsnyttoperspektivet med en bra möteskultur. Trots att undersökningar visar att 95 % av alla chefer tycker att organisationens möten är strategiskt mycket viktiga.

Vi har arbetat med möten i över 20 år och är övertygade om kraften i att skapa en bra möteskultur. Möten är kulturbärare och i en möteskultur som är i ständig förbättring sker automatiskt en utveckling av företagskulturen.

Varför ser det ut som det gör?
Vi törs påstå att nästan ingenting har hänt inom mötesområdet sedan 60-talet. Vi har visserligen fått ny teknik i form av smarta telefonlösningar, webmöten och videoutrustningar, men inte lärt oss hur vi bäst använder tekniken och vad som krävs av mötesledare och mötesdeltagare. Vi har troligtvis till och med en sämre möteskultur idag eftersom allt fler ”inte hinner” planera mötet ordentligt, än mindre följa upp det.

Nästan inga chefer har gått en utbildning inom Meeting Management eller möteskultur och nästan lika få mötesledare är utbildade, trots att alla vet hur viktig mötesledaren är. Och tittar vi på en möteslokal idag och jämför med hur det såg ut för 50 år sedan har nästan inget hänt.

Hur kan det vara så illa? Vi har identifierat nedanstående fyra anledningar till varför möteskulturen inte utvecklats, fokuserats eller hanterats som en strategisk fråga;

1. Det finns ingen kultur för ständiga förbättringar
2. Ingen äger frågan i ledningen.
3. Kunskapsbrist, få utbildningar och utbildade
4. Ingen leder utvecklingen inom mötesbranschen

Bra möten är en investering, dåliga möten slukar pengar
Konsekvenserna av detta blir att alla vill ha bättre möten men ingen tar tag i det då ingen ”äger” frågan, och mycket få har kunskapen. Detta trots att detta är en av de största kostnadsposterna i en organisation.
Låt oss ta ett exempel; ett företag med 1000 anställda investerar ca 150 miljoner sek varje år i faktisk mötestid, oräknat tid för förberedelser, resor och uppföljning.

Mer statistik; enligt forskning från USA är hälften av alla möten kontraproduktiva, och skulle egentligen inte ens äga rum, en tredjedel av alla möten i Sverige tar energi av deltagarna och en tredjedel av deltagarna på möten upplever att de är på fel plats. (ur Mötesbarometern 2010).

Möten och affärsnyttan
En strategisk syn och hanterande av möteskulturen ger utan tvivel ökad affärsnytta.
Låt oss ge några exempel;
• Effektivare möten frigör tid
• Om alla möten har ett tydligt syfte som präglar både planering, genomförande och uppföljning bidrar mötena i mycket högre grad till att verksamheten uppnår sina mål
• En bättre möteskultur ger ökad delaktighet hos mötesdeltagarna vilket ökar motivation och prestation
• Återkommande utvärderingar som en del av möteskulturen bidrar till en lärande organisation
• Minskad stress/ohälsa genom bättre och effektivare möten ger lägre sjuktal

Möteskulturens plats i organisationen
När man börjar se strategiskt på verksamhetens möten berör det hela organisationen, och bör så göra. Med den stora potential till ökad affärsnytta bör styrelsen följa utvecklingen, ledningen se det som en väg att driva kulturförändringar och även utveckla sina egna möten och kommunikationsavdelningen inkludera möten som en central del i sin kommunikationsplan. HR-avdelningen säkerställer att ledare och medarbetare har rätt kompetens inom mötesområdet och följer möteskulturen i medarbetarundersökningarna samt samverkar med IT om vad man behöver kunna för att bäst ta till sig den nya mötestekniken.

Vi tror att en förbättrad möteskultur är en av de viktigaste organisations förändringarna att ta tag i. Få vet dock vilken väg de skall gå, och ser vi tillbaka kan vi jämföra det med miljöarbetet i början av 90-talet. Alla såg problemet, men få visste vad de skulle göra med det, hur de skulle organisera sig eller strukturera arbetet. Åsa Lindell, som var en av de första miljöcheferna i svenskt näringsliv ser en tydlig parallell; där det mesta var oklart från början men där företag och organisationer inom några år organiserade sig, strukturerade sig och införde en mer hållbar företagskultur. Idag finns ingen organisation som inte planerar, genomför, följer upp, utvärderar och reviderar sitt hållbarhetsarbete.

Vi är övertygade om att motsvarande utveckling kommer att ske inom Meeting Management, och att det inom några år finns både kunskap, ägarskap och ständiga förbättringar i våra företag och organisationer.

Hur går man tillväga?
Vi rekommenderar följande fem enkla steg för att förbättra möteskulturen.
1. Möteskartläggning som identifierar nuläget
2. Skapa ett gemensamt synsätt för ledningsgruppen och en förståelse för möteskulturens bidrag till affärsnyttan
3. Identifiera förhållningssätt och spelregler
4. Implementera dessa bland alla anställda, ex en ”Möteskulturdag” med fokus på möteskulturen under den årliga kick-offen eller personaldagen.
5. Skapa en kompetens & utbildningsplan för chefer & mötesledare.

Framgångsrika företag leder utvecklingen
Vi ser idag tydliga tecken på att de företag och organisationer som tar tag i sin möteskultur är de som redan ligger i framkant även på andra områden. Organisationer med ett framsynt ledarskap som ständigt vill bli bättre tar även denna fråga på allvar och blir ännu mer framgångsrika!

Denna text är skriven tillsammans med min samarbetspartner Åsa Lindell, som har förflutet som informationschef på Schenker, Stena och Lindex. Hon har även arbetat som coach och förändringsledare. Idag brinner hon , precis som mig, för att förbättra möteskulturen i företag och organisationer.

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

Vi ser idag tydliga tecken på att de företag och organisationer som tar tag i sin möteskultur är de som redan ligger i framkant även på andra områden. Organisationer med ett framsynt ledarskap som ständigt vill bli bättre tar även denna fråga på allvar och blir ännu mer framgångsrika!

Denna text är skriven tillsammans med min samarbetspartner Åsa Lindell, som har förflutet som informationschef på Schenker, Stena och Lindex. Hon har även arbetat som coach och förändringsledare. Idag brinner hon , precis som mig, för att förbättra möteskulturen i företag och organisationer.

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

28 januari 2011
Till toppen av sidan Till topp