Mail! Ett hjälpmedel som blivit ett stjälpmedel!

Idag skall det handla om vikten av en e-post policy i företag.När vi pratar Möteskultur så ingår e-post kulturen i den då många informella möten har ersatts av e-post idag. Allt fler kommunicerar på mailen. I de flesta fallen mer tidskrävande, mer missförstånd och med mer frön till konflikter som resultat.

Många företag/ organisationer håller idag på att mailbombas sönder. I de flesta fall av den egna organisationen! Huvudkontorets olika avdelningar skickar ut allt via e-post och ingen har möjlighet att tillgodose all information som kommer ut. Det blir bara tidsfördriv från bägge håll.

9 av 10 chefer öppnar sin e-post på kvällar och helger. Hur har det kunnat gå så snett?

En sak är iaf klar. Först kommer tekniken sedan, långt därefter, kommer vi människor och försöker lära oss att hantera den. Mobiltelefonen kom för 25(!) år sedan och vi har inte lärt oss hantera den ännu. Ex. har många organisationer den påslagen under möten, de svarar fast de inte har tid, ringer inte upp fast de fått ett meddelande etc. Det är ett bra exempel på att vi männsikor har svårt med ny teknik.

E-posten har exploderat de sista åren. Adm personal sitter i snitt 2h/dag med e-post. Det finns en forskare som heter Linda Stone ( http://lindastone.net/) och hon har myntat ordet mailapnea. Alltså mail andnöd! Enl studier hon gjort så får vi samma beteende när vi öppnar vår e-post som när vi på stenåldern blev hotad av en Mamut(?).

Detta händer: Vi börjar andas ytligare, snabbare, blodkärlen drar ihop sig, ja en del t.o.m. slutar andas när de öppnar inkorgen! Sedan fortsätter den ytliga andningen så länge vi öppnar de nya breven. Vi får samma beteende som vid rädsla eller chock.

Det är kanske så att allt färre går in i väggen och fler kommer att gå in i skärmen? Det paradoxala är att det är den egna organisationen som skapar detta.

Filosofen Descartes, Cogito Ergo Sum "Jag tänker, alltså finns jag" har idag i många organisationer blivit "Jag mailar, alltså finns jag".

En förutsättning för en lyckosam e-postpolicy är att den implementeras hos alla. Det tar ca 3h att förankra den hos medarbetarna. Passar perfekt att göra detta på en kick-off ex. Precis som en en mötespolicy. Det skapar engagemang, delaktighet och hög energinivå!

En effektiv e-postploicy tar bort minst 30% av all intern e-post inom 3 månader.

Nyckeln är dela in det i två delar:

  1. Vilket ansvar har jag som avsändare?
  2. Vilket ansvar har jag som mottagare?

Ofta när vi arbetar fram detta med en ledningsgrupp kommer det fram regler likt:

  • Jag varken läser eller svarar på e-post om jag är stressad eller irriterad.
  • Jag svarar inte på e-post kvällar och helger
  • Är jag osäker om det finns kritik i brevet besvarar jag det muntligt.
  • Vi använder e-post till information, avstämning mm, ej komminikation.
  • Är det bättre at ta detta muntligt eller på ett möte?

När medvetenheten har uppnåtts om vilket ansvar jag har som avsänadre  kommer e-posten att minska drastiskt. (viss tid övergår till muntligt, dock blir den markant tidsbesparing). Det är dock inte den största vinsten enl en våra kunder, utan att det skr mycket mindre missförstån och mindre konflikter uppstår.

Det är samma sak här som inom möten. Det är en kultur som skall förändras/ förbättras. Alla behöver denna utbildning och precis som alla andra strategier så är det Walk the talk från ledningsgrupp och andra chefer. Kulturer äter alltid upp strategier!

En av de roligaste effekterna, som ingen tror är möjlig från början, är att redan efter 2 månader har de flesta kommit ur kulturen att alltid öppna e-posten när de är lediga. Alla skrattar och säger; -Hur kunde vi och vad fick oss att tro att vi behövde det?  Jag säger som Klas Hallberg "Vi får för oss så mycket" (Klas Hallberg har bl.a. skrivit boken Y.C.D.B.R.A.L.A.I. You can´t du business running around like an idiot. Rekommenderas!)

Kolla filmen vi gjorde med Peter Magnusson. Ett sant case....

http://www.youtube.com/watch?v=KWcgj9zRUBc

Stay gr8!

Micke, mötesevangelist

15 juni 2010
Till toppen av sidan Till topp