Får man Facebooka på jobbet?

Ska anställda få lov att använda sociala medier som Facebook och Twitter på arbetstid? Under senaste året har debatten stundtals varit het, och många företag har infört förbud. Men i takt med att den professionella användningen av sociala medier ökar, kan sådana förbud dels leda till problem, t ex försvårad kund­kommunikation och missade marknadsföringsmöjligheter, dels begränsa möjligheten att locka kvalificerad personal som redan har för vana att jobba online i nätverk. 
  
Att många företag är tvehågsna inför sociala nätverk är förståeligt. Utvecklingen inom området ger fantastiska möjligheter att skapa en fördjupad kunddialog. Samtidigt finns det många och djupa fallgropar, vilket flera företag blivit varse på mer eller mindre brutala sätt. Att formulera tydliga riktlinjer är ett sätt att skapa förutsättningar för att dra nytta av möjligheterna och minimera riskerna. Trots detta saknar de flesta svenska företag en policy för social media.

En undersökning från Manpower visar att bara 7 % av svenska företag har en policy, medan motsvarande siffra globalt var 20 % och för amerikanska företag 24 %. Många av de amerikanska storföretagen har dessutom offentligt delat med sig av innehållet i sina policyer, vilket gör det lätt även för mindre företag att hitta underlag och inspiration för att formulera en egen policy. I mina kontakter med svenska företag och organisationer har jag kunnat bekräfta denna bild. Få har en policy, men många har påbörjat satsningar inom området och efterlyser nu hjälp med att få fram en enkel och tydlig policy.

Förbjuda, tillåta och instruera

Syftet med en policy kan ofta delas upp i tre olika delar, förbjuda, tillåta och instruera. Förbudsdelen handlar om att begränsa skadliga beteenden. Till exempel att förhindra olämpliga uttalanden, stoppa spridning av känslig information, begränsa arbetstidsförluster, minska risker för dataintrång samt spridning av virus och andra skadliga program. Tillåtandedelen handlar om att tala om vad som är önskvärt och tillåtet så att medarbetarna känner att de kan bidra i konversationer utan att känna oro för att de skall säga något olämpligt och därmed riskera sanktioner. Den instruerande delen handlar om att visa hur medarbetarna bör gå tillväga i användandet av sociala medier.  

En viktig faktor för en bra policy är att hitta rätt balans mellan att förbjuda och att tillåta. Att hitta rätt i denna positionering är inte helt lätt och jag uppmanar alla som jobbar med att ta fram en policy att aktivt ta hjälp av många ur personalen. Exempelvis genom workshops, projekt, enkäter med mera. Om policyn är förankrad i verksamheten så är förutsättningarna för att den följs mycket större än om den uppfattas som ett verklighetsfrämmande dekret från ledningen.  

Som exempel kan nämnas Sveriges Radios policy för sociala medier, som har fått mycket kritik från irriterade medarbetare. En stor del av kritiken beror på att policyn har uppfattats som om den försöker lägga munkavle på medarbetarna. Flera formuleringar ger intrycket av att SR inte kan förbjuda olika aktiviteter, som att skriva bloggar eller ha en sida på Facebook, men att man gärna skulle vilja förbjuda sådant. Självklart stimulerar en sådan policy inte medarbetarna till att använda sociala medier på ett kreativt sätt. Snarare skapar den en försiktighet och rädsla för repressalier, eftersom ledningens inställning till sociala medier uppfattas som negativ. Om det nu var det SR ville uppnå med policyn, så kanske de har lyckats. Men i så fall till priset av att ha retat upp många medarbetare och skapat en hel del negativ publicitet. Typiska policyer inom andra områden har ofta varit fokuserade på förbudsdelen, men kulturen inom sociala medier bygger på delaktighet och öppen kommunikation. Det gör att en policy för sociala media behöver fokusera mer på vad som är tillåtet än vad som annars är brukligt för företagspolicyer. I annat fall uppfattas den inte som genuin.

Ladda ner "Mall för Social Media Policy / Riktlinjer" här: http://www.bit.ly/cW0wKS

Förslag på policy-innehåll

Några av de punkter som bör finnas med är:

1. Transparens 
Viktigt att vara tydlig med vem som är avsändaren och skilja mellan företagets officiella kommunikation och medarbetarnas privata kommentarer.

2. Bidra med kompetens

Tanken med sociala nätverk är att när alla bidrar med sin kompetens, växer den gemensamma kunskapen. När man delar med sig får man också tillbaka kunskap från nätverket.

3. Ärlighet och ansvar

Avsändaren ansvarar för att innehållet är korrekt och inte vilseleder. Med ärlig kommunikation byggs förtroende vilket är livsviktig för att lyckas på nätet.

4. Artighet och gott omdöme

Undvik att trappa upp konflikter. Sträva efter att behålla lugnet och kommunicera sakligt. Låt utbildad personal hantera stark kritik.

5. Respektera yttrandefrihet

Alla har rätt till sin åsikt, bemöt den på ett respektfullt sätt även om du inte tycker likadant.

6. Skydda affärshemligheter

Sprid inte konfidentiell information i sociala nätverk. Även vid publicering till en utvald grupp är det mycket lätt att någon återpublicerar till fler.

7. Respektera upphovsrätten

Var alltid noga med att ange källor och aldrig publicera skyddat material utan tillåtelse.

8. Varsamhet med resurser

Regler för i vilken omfattning företagets resurser i form av utrustning och arbetstid m m får användas i privata syftet. Då gränsen mellan privat och yrkesmässig användning ofta är flytande, kan det vara klokt att tillåta viss begränsad privat användning av sociala nätverk på samma sätt som man tillåter enstaka privatsamtal på företagets telefoner.

9. Samverkan med IT-avdelningen

För att minimera riskerna ska det finnas olika typer av skyddsmekanismer i form av brandväggar, virusskydd, regler för program-installation m m. Sådana system får inte kringgås för att koppla upp sig mot sociala medier utan i stället skall hjälp tas av IT-avdelningen så att tillgång kan ges på ett säkert sätt. 
Med en policy som täcker in ovanstående nio punkter, finns grunderna för att lyckas med sociala medier genom att involvera de anställda. Jag har skrivit en lite mer uttömmande mall som du kan utgå från när du skapar er egen policy. Du kan hämta den från;

Lycka till med er policy och med att skapa affärsnytta med hjälp av sociala medier! 

Fler artiklar av Peter Baeza

Lönsamt socialt nätverkande
Kan crowdsourcing ge fler kunder?

Peter Baeza är huvudlärare för IHMs utbildning Digital & social affärslogik. Han är konsult och lärare med fokus på affärsutveckling och IT. 

10 maj 2010
Till toppen av sidan Till topp