”Kan ni se till att det finns kyld Risifrutti i New York på fredag?”

Ja, det är en av alla frågor som Ryska Posten besvarar med; Ja, visst, absolut, inga problem! 

Sedan en tid tillbaka är receptionen på IHM i Stockholm bemannad av Ryska Posten så vi bestämde oss för att ta reda på lite mer, för visst blir man nyfiken på ett företagsnamn som ger associationer till de första trevande försöken in i vuxenvärlden, och inställningen att allt går om man vill?!

Vi stämmer träff, i deras lokaler vid Gärdet, med Rakel Lilja, VD för bemanningsdelen, för att stilla vår nyfikenhet. Något för tidigt på plats så möts jag av en entusiastisk receptionist, vid ett skrivbord som mer liknar ett pingisbord i storlek, som visar mig till rätta och hämtar Rakel.

Rakel dyker upp och startar med att visa runt lite i lokalerna, det är stora lokaler med mycket folk och en härlig puls. Det är lunchtid och många håller på att förbereda sin lunch, några spelar pingis men det är också full aktivitet på de olika kontoren. Cykelbud som springer in, telefoner som ringer, saker som hämtas och lämnas, skön härlig energi och enligt min egen uppskattning så finns det ingen över 30 år i bolaget. Vi slår oss ner i ett av konferensrummet där receptionisten dukat upp en liten lunch och intervjun med Rakel kan börja.

– Hej Rakel, kul att vara här! Vad är Ryska Posten?

– Hej, kul att du ville komma! Ryska Posten är ett kontorsservice företag som startade som en bud- och fix-firma 1998 av Daniel Pilotti och Kristoffer Jeansson. Deras affärsidé redan från början var att Ryska Posten skulle bli bäst på att fixa allt vad innerstadens kontor kan tänkas behöva, dygnet runt. Den inställningen präglar oss fortfarande och idag har vi breddat oss för att bli ett fullserviceföretag.

– Inom vilka områden verkar ni? 

– Idag har vi fyra områden som är etablerade och ett rätt nystartat område. Bud, Bemanning, Event, Skafferi och Alltiallo som slog upp portarna för några månader sedan. Uppdragen har vuxit och utvidgats succesivt sedan starten, då vi höll oss i Stockholms innerstad, till att idag kunna leverera service över hela världen.

– Alltiallo låter spännande!

– Ja, det är ett område som vi tror mycket på. Vi ser dagligen bevis på att kontor behöver en alltiallo då och då, det är hyllor som ska sättas upp, möbler som ska monteras med mera. När våra bud eller receptionister är ute hos kunderna så får de ofta frågan om vi har någon kontakt som kan fixa den här typen av saker, så det känns som en naturlig del för ett modernt kontorsservice företag att erbjuda.

– Ja, jag skulle behöva en Alltiallo själv! 

– Ja, det är det många som behöver men just nu inriktar vi oss på företag :-) 

– Hur många är det som jobbar på Ryska Posten?

– Idag är vi någonstans mellan 400 och 450 personer, där bemanning står för drygt 200. Vi har vuxit rejält på bemanningssidan sedan starten 2012, det känns riktigt bra!

– Ja, ingen dålig tillväxt. Hur ser strategin ut, prisar ni in er på marknaden?

– Nej, vi ser ingen anledning att försöka vara billigast, vi försöker istället att vara bäst, för nöjda kunder ger fler nöjda kunder. På bemanningssidan så erbjuder vi, som de enda på marknaden, expressbemanning, det innebär att företag innanför tullarna har en duktig person på plats inom 60 minuter från att de har ringt. Den tjänsten kostar naturligtvis lite mer, för vi är noga med att betala alla som har jour även om de inte får uppdrag, vi är, och vill fortsätta att vara, ett humant bolag på en marknad som kanske inte alla gånger är det.

Dessutom har vi en pool av duktiga medarbetare som löser tillfällig och lite längre bemanning på olika företag.

– Är det där vi på IHM i Stockholm kommer in?

– Nej, det är vår outsourcing-del, vi sköter och bemannar er reception helt och hållet. En tjänst som ökar hela tiden, mycket på grund av att vi har ett bra rykte.

– Du poängterar flera gånger att ni har väldigt duktig personal som brinner för den här typen av jobb, hur blir de så duktiga?

– Det här handlar om flera faktorer. Naturligtvis är urvalsprocessen väldigt viktig, och vi är ständigt på jakt efter fler hungriga medarbetare, men vi ser också till att ha bra internutbildning så att man känner att man utvecklas hela tiden. Vår företagskultur är också en väldigt viktig del, man känner väldigt tydligt att vi jobbar med en gemensam agenda, att bli bäst. Och frågar du mig, så är vi bäst. Vi är tillgängliga 24-7 för våra kunder och vi säger alltid ja till att fixa det som behövs i vardagen men också att fixa det som kan kännas lite omöjligt. Företagen ska känna att vi är ett riktigt bra fullserviceföretag för allt som händer på ett kontor. 

– Men om ni har så duktig personal som du säger, riskerar ni inte att tappa många till fasta tjänster ute på bolagen?

– Så är det naturligtvis, men istället för att se det som ett problem, som branschen ofta gör, så ser vi det som en möjlighet. Vi erbjuder företagen rekryteringshjälp och vi vill att våra medarbetare ska ha möjlighet att fortsätta sina karriärer. Vi vill inte låsa in våra kunder, eller våra anställda, i en massa avtal, vi vill ha en bra dialog och se till att det blir en bra lösning för alla parter.

– Så hur ser processen ut om ett företag kontaktar er och vill diskutera hur ni kan hjälpa dem?

– Vår grundinställning är att skapa förtroende genom att de provar oss. Vi kommer ut till kunden och diskuterar igenom deras behov, gör upp en plan och lämnar ett pris på den service de efterfrågar. Tackar de ja till oss så kör vi igång och har en bra dialog under resan så att vi kan skapa det kunden vill uppnå, gärna lite bättre. Vi har inte så mycket standardmallar och avtal som lätt blir hinder i processen utan vi tittar till varje företags behov. Som jag sa innan; Nöjda kunder ger fler nöjda kunder.

– Så, vem är Rakel Lilja  och hur kom du in i företaget?

– Ja, vem är jag :-) Jag är idag 28 år och efter gymnasiet så jobbade jag ett år som uthyrd receptionist, på olika företag i Stockholm, för att få ihop pengar till att göra en långresa. Då bar det iväg till Australien där jag jobbade extra som servitris. När jag kom hem 2007 så sökte jag jobb inom restaurang men såg också att Ryska Posten sökte fler bud, jag sökte jobbet men fick istället jobb i kundtjänst. Jag var lite tveksam för det roliga restauranglivet lockade, men samtidigt så var det en skön känsla på Ryska Posten, så jag tackade ja.

Sex månader senare fick jag möjlighet att utveckla vår globala budservice, vi satt i ett garage med två skrivbord, men det gick bra. Efter ca 1,5 år så kände jag att jag ville utvecklas, och parallellt med jobbet så läste jag först en introduktionskurs i kommunikation för att sedan läsa ekonomi på Stockholms universitet. 

Under den här tiden så startade vi upp event-delen på Ryska Posten, så det var fullt upp. I mitt examensarbete så gjorde jag ett affärsutvecklingsprojekt kring bemanning som vi sedan startade upp 2012 på Ryska Posten, och där jag idag är VD.

– Vad är din styrka som VD?

– Jättesvårt att säga själv, men jag är stolt över att ha kunnat förmedla företagets vi-känsla. Vi är en platt organisation där alla känner ansvar och gör vad som krävs när det är toppar, inklusive VD:n.

– Och vad gör man då när det är toppar?

– Då kavlar vi upp ärmarna och ger allt, vi ringer alla vi känner, och jag menar alla, för att se om de kan hjälpa till med att till exempel packa eller flytta saker. Det är fler än en, bland nära och kära, som svarar med lite skräckblandad förtjusning när vi ringer :-)

– Och jag förstår att det är många kul och lite konstiga uppdrag som dykt upp genom åren, kan du nämna något som du själv fixat?

– Oj, hur lång tid har vi på oss :-) På budsidan kan vad som helst hända, och i början av min tid på Ryska Posten Bud, så fick jag en kväll ett samtal från en företagsledare som glömt sin mobiltelefon i Sverige och behövde ha över den till Washington. Jag svarade att det fixar vi, gav tre olika alternativ tidsmässigt till tre olika prisnivåer. Han svarade att han ville ha det snabbaste alternativet. Så…

…jag åkte och hämtade telefonen och begav mig till Arlanda samtidigt som jag bokade plats på nästa flyg till New York och vidare till Washington, in i en taxi och mindre än 12 timmar senare så ringer jag på hans dörr, och ingen öppnar.

– Va?

– Ja , jag ringer naturligtvis på igen och kollar in genom fönstret. Till slut så hör jag någon som rör sig där inne och en liten pojk tittar ut genom rutan. Jag förstår att han inte får öppna dörren för främlingar, så jag förklarar varför jag är där, lägger mobilen på trappan och backar tillbaka en bra bit. Han öppnar och säger att pappa är i duschen men att han ska ge honom mobilen. Jag tackar och ber att pappa ska ringa och bekräfta att han fått den. Så var det dags att åka hem, dock inte lika bråttom :-) 

Kanske inte så konstigt uppdrag, men ett uppdrag som visar vår ambitionsnivå.

– Ja, verkligen, och din ambition! Var är Rakel om fem år?

– Jag är här! Vi är ett företag i ständig förändring och uppdatering så det kommer att dyka upp många spännande utmaningar under kommande år.

– Och var är Ryska Posten om fem år?

– Då är vi några gånger större, minst. För ett tag sedan började vi etablera vår bemanning i Göteborg, sedan blir det Oslo och resan fortsätter. Vi kommer att ha många nya affärsområden och vi kommer att uppfattas som det ledande företaget inom kontorsservice.

 – Det låter som ni har en spännande framtid och det var jättekul att få träffa dig, tack!

– Tack, ska bli spännande att läsa vad det blir av den här intervjun.

På vägen ut så noterar jag en stor noshörning i plast mitt i lunchrummet, jag frågar Rakel om det är något som ska budas iväg. Hennes svar sammanfattar mycket av min känsla kring Ryska Posten.

– Nej, den har vi redan budat hit. Det var en galakväll med auktion på Clarion Post Hotel i Göteborg till förmån för utrotningshotade djur, "Save the Rhino 2014”. Det var fem olika konstnärer som fått i uppdrag att smycka var sin noshörning i gjuten plast i naturlig storlek, vi ropade in tre av dessa. Denna heter ”Karma is a bitch” och gjordes av Christin Björk, visst är den fin!

Ja, den är riktigt fin, och det känns som en bra symbol för ett fint ungt företag, med inställningen; Ja, visst, absolut, inga problem!

Aludd 

28 oktober 2015
Till toppen av sidan Till topp