Tretton sätt att rensa även när du har ont om tid

I min verksamhet har jag just nu särskilt fokus på att skala av och göra mig av med material, uppgifter, till och med verksamhetsgrenar som inte längre tillför lika mycket som tidigare, utan mer tar plats och tid. Ju mer vi skalar av, desto mer tid, utrymme och kraft får vi till det som verkligen är viktigt, för oss och för den verksamhet vi arbetar i. När det är som mest intensivt, är det lätt hänt att vi prioriterar bort allt vad rensning heter (kanske är det helt rätt prioritering precis då).

Men, man behöver inte ta sig mycket tid för att bli av med en hel del som annars distraherar och irriterar. Allt annat än olycksbådande 13

Här kommer 13 idéer på vad du kan rensa om du blott har tio minuter över.

1) Öppna den mapp där ditt senast använda dokument ligger. Ta bort alla filer du inte längre behöver. Har du minuter över, rensa också mappen där ditt näst senast använda dokument ligger.

2) Om du har många lästa och hanterade mail kvar i din mailinkorg, skapa en undermapp kallad "Tillfälligt" och skicka in alla mailen där, så du får tomt. Arbeta utifrån en tom mailinkorg resten av dagen. Får du mersmak, läs mitt tidigare strukturtips om hur du kan hålla mailinkorgen fortsatt tom: http://www.stiernholm.com/blogg/erfar-en-ekande-inbox/. Saknar du att se alla mail, flytta tillbaka dem igen och fortsätt som förut.

3) Har du en "att göra"-hög på skrivbordet, gå igenom den och lägg in vad du ska göra i din att göra-lista istället. Spara undan de dokument du behöver ha kvar där du har ditt referensmaterial (i pärmar eller hängmappar till exempel). Hinner du inte sortera in under de tio minuterna, se åtminstone till att uppgifterna kommer in i listan. 

4) Har du papper och lappar upphängda som "kom ihåg" runt omkring dig där du arbetar, släng alla som är inaktuella, så de inte längre distraherar dig i onödan.

5) Gå igenom din lista över potentiella kunder. Ta bort de som du länge försökt få att nappa på ditt erbjudande, men som sannolikt inte kommer att bestämma sig på överskådlig tid. Du frigör tid för befintliga kunder och mer intresserade potentiella sådana.

6) Gå igenom hyllan i dragskåpet där du lagt undan sladdar, laddare och adaptrar till telefoner, skrivare, externa hårddiskar och annat du skaffat genom åren. Släng bort alla som hör till apparater du inte längre använder. Nu kommer du snabbare att hitta rätt sladd när batteriet tagit slut.

7) Ta tag i "sorteras"-högen du lagt undan till sedan, när du tänkte du skulle ha mer tid. Sortera så mycket du hinner på tio minuter.

8) Skumma igenom dina kontakter i Outlook (eller liknande verktyg) och radera alla du inte kan minnas vilka de är.

9) Radera eller spara undan alla dokument som finns på ditt datorskrivbord. Genvägar må vara hänt, men filer du lätt behöver hitta när du behöver dem, ligger lämpligast bland andra filer om samma sak. Om det visar sig att du lagt något på skrivbordet för att du inte får glömma att du ska göra någonting med det, formulera det du ska göra som en uppgift och lägg till den till din att göra-lista istället. Bra, nu kan du spara undan filen.

10) Bläddra igenom din läshög (digital eller fysisk) och ta bort allt du tidigare tänkt läsa men som nu är inaktuellt eller föga lockande.

11) Skumma igenom din mailinbox och avprenumerera alla nyhetsmail du ändå inte brukar läsa (och inte kommer att vilja läsa). Därefter kan du se fram emot åtminstone några färre mail om dagarna.

12) Kika igenom ert produktsortiment så långt du hinner under tio minuter. Gör en notering om vilka produkter eller tjänster som inte längre bidrar till att uppfylla era mål så mycket som ni skulle vilja. För var och en, definiera det första steget på en avveckling som en att göra-uppgift och lägg till den till din lista.

13) Ta ett blankt papper (eller öppna OmmWriter i datorn) och töm huvudet på allt du tänker på just nu, i fem minuter. Ägna resterande fem minuter till att vaska fram att göra-uppgifter och projekt ur det du skrivit och lägg till dem till din lista och din projektöversikt, så du lättare går från tanke till handling.

Och det ger mer tid än de tio minuter det tar.
Om du nu idag tar tio minuter till att skala av, göra dig av med och rensa, kommer du att få mer utrymme till det material och de uppgifter som egentligen är viktigast. Du hittar lättare det du behöver och du blir mindre distraherad av oväsentligheter i din vardag. Är du som jag och de flesta jag möter, kommer du dessutom att känna lättnad och en skön känsla av frihet.

Åtminstone för mig är det värt tio minuters arbete.

Hur gjorde du?

Vad valde du att rensa och vad blev effekten för dig? Få saker glädjer mig som att höra vad mina Klart!-läsare gör av alla dessa strukturtips, så din kommentar nedanför är synnerligt välkommen!

3 juli 2012
Till toppen av sidan Till topp