// //

Sex sätt att få perspektiv på tiden

När vi är inne i en intensiv arbetsperiod och våra verktyg är e-posten, att-göra-listan och kalendern, är det lätt att tappa översikt.

Visst, i kalendern kan du kika både framåt och bakåt hela månader i stöten, men hur informativa är egentligen dessa månadsvyer? Om vi vill undvika att plötsligt upptäcka att "Va? Var det redan nästa vecka?!", behöver vi då och då lätt kunna se var vi är, vad vi gjort det senaste och vad som vankas framöver.

Kanhända vill du snabbt stämma av hur ni lagt era avstämningsmöten i relation till andra kritiska aktiviteter i projektet du driver. Har du en avgörande deadline om några veckor, vill du ofta få en känsla för hur långt det är kvar, hur många dagar av arbete du har till förfogande och vad som ska hända på vägen.

Om du är som jag, har du ibland mulna dagar då du inte tycker att du gör några framsteg alls, utan att det bara tuggar på utan att du åstadkommer något särskilt. Då skulle du må bra av att på ett smidigt sätt bli påmind om vilka steg du faktiskt bockat av det senaste och hur mycket det egentligen är som händer.

Överblick på ett ögonblick

Vill du få översikt - gör en tidslinje. Du ser tydligare hur lång eller kort tid du har på dig. En tidslinje sätter vardagens detaljer i perspektiv. Den vidgar ditt seende från att vara av tunnelkaraktär till att omfatta helheten. När omdömet är stukat, ger tidslinjen dig åter känslan för sakers rätta relationer, såväl när det gäller tid som omfattning.

Gör så här

Men, var och hur gör du en tidslinje? Här kommer sex idéer.

1) Köp ritpapper på rulle och låt det successivt utrullade pappret vara själva tidslinjen. Rita med tuschpenna ut när och hur länge saker händer. Använd till exempel de fina Copicpennorna så kan du till och med rita i ditt företags profilfärger.Den här tidslinjen räcker länge. Allteftersom tiden går, rullar du ut mer papper. Passerade år rullar du ihop i andra änden. När du vill se allt ni åstadkommit, rullar du ut allt igen och då kan du praktiskt taget vandra dig igenom verksamhetens historia.

2) Använd Simile Timeline, en webtjänst utvecklad på MIT. Om du är bekant med att skapa xml-filer, kan du få till en elegant, dynamisk och scroll-bar tidslinje du kan bädda in på ert intranät. 

3) Lägg in allt som ska hända framöver i ett enda Excel-ark. Lägger du en händelse per rad har du lätt att göra ett Gantt-schema av det. Låt en uppsättning kolumner till höger till exempel representera några kommande månaders veckor och fyll cellerna så det tydligt framgår vad som ska ske när och hur länge.

4) Använd en väg som metafor. Rita upp tidsperioden framöver som en väg (eller hitta en snygg bild på en väg) och skriv in var på vägen vad händer, som milstolpar.

5) Gör en automatiskt ritad tidslinje i ett Excel-diagram. Via länken finns instruktioner hur du kan gå .

6) Spänn upp en horisontell vajer mellan två skruvöglor på väggen på ditt kontor. Häng upp lappar som beskriver vad som kommer att hända när med hjälp av klädnypor eller snitsiga dokumentklämmor. Inspireras av Toyotas projektvisualiseringsmetodik och låt olika färger på lapparna representera olika typer av händelser, så du lätt tolkar helheten utan att för den skull stå så nära att du kan läsa texten på alla lapparna.

Plötsligt ser du horisonten

Åskådliggör du skeenden och planer i en tidslinje, får du lättare att planera vad som ska göras för att uppnå de mål du har för det som ska göras. Du gör enklare det som ska göras i rätt tid och rent av i god tid, eftersom du tydligt ser hur mycket tid du har till förfogande.

Hur gör du

När har du använt en tidslinje på ett mycket lyckosamt sätt? Kommentera gärna nedan. Själv har jag tidslinjen som ett av mina favoritverktyg för att få översikt över ett projekt eller en förändring i min verksamhet. Jag tror säkert att du har åtminstone ett bra exempel från din vardag. Det är jag nyfiken på att höra om. 

29 mars 2012
Till toppen av sidan Till topp