// //

Hur mycket är mycket?

En av mina strukturadepter hade för mycket att göra. När hennes chef frågade hur hon har det, sade hon: "Alltså, det är verkligen för mycket nu. De närmaste månaderna hanterar jag tolv ärenden!". Hennes chef var inte så insatt i detaljerna i hennes arbete, utan för honom betydde "tolv ärenden" inte så mycket mer än vad det betyder för dig nu, du som inte alls vet vad hon arbetade med. 

Han frågade: "På vilket sätt är det för mycket?" Min adept fick nästan tunghäfta. Hon kunde inte beskriva situationen på ett bättre sätt än att det helt enkelt "var för mycket" och att hon kände sig stressad. Vad som kom ut av samtalet var inte så mycket mer än en klapp på axeln och kvar satt hon, med för mycket att göra.

Låt oss excelifiera

När vi träffades kom vi snabbt fram till att vi behövde göra det tydligt för chefen hur mycket tolv ärenden är. I ett kalkylblad listade vi alla de att göra-uppgifter ett ärende bestod av och hur många minuter varje uppgift tar att slutföra. Vi fick fram en summa på ungefärlig effektiv tidsåtgång per ärende, multiplicerade summan med antalet ärenden och landade i det totala antal timmar hon kom att behöva för nämnda ärenden de närmaste månaderna.

Nu var det så att hon inte kunde ägna mer än en timme per dag av "ärendearbete", eftersom hon också hade annat att göra. Vi räknade ut att med en arbetstakt på en timme per dag skulle hon behöva sex kalendermånader för att slutföra alla tolv ärenden. Problemet var att deadline för det sista ärendet var om tre månader.

För att klara deadline behövde hon alltså trycka in en timme extra av ärendearbete varje dag. Det var inte konstigt att hon kände sig stressad. Det var inte längre bara en känsla. Det var högst påtagligt och mätbart. Hon hade minst nio timmars arbete att göra på åtta timmar. Det hade hon lättare att beskriva för sin chef.

Konkretisera!

När du upplever att du har för mycket att göra, konkretisera hur mycket det är (i tid räknat) och hur mycket tid du har till förfogande. Då får du ett faktaunderlag att arbeta med och du hittar lättare vilka uppgifter du kan skära i eller delegera bort för att få mindre att göra. Det är då också lättare för andra att förstå hur du har det och hjälpa dig på traven.

Gör så här

Idag låter jag dig välja mellan två olika uppgifter.

- Antingen, ta fram din att göra-lista och uppskatta hur många minuter du behöver för var och en av de uppgifter som står där och som du alltså har kvar att göra. Summera och se vad din arbetsbörda åtminstone är just nu (det lär komma till nya saker).

Pytsa gärna ut uppgifterna i en matris efter när de behöver vara klara, så du kan dela upp de intecknade arbetstimmarna per vecka. Räkna med att du behöver gott om tid för oförutsedda händelser. För egen del räknar jag med att jag behöver tio tomma timmar per vecka för sådant som dyker upp, strul, spontana idéer och oarbetsbar transporttid.

- Eller, välj någon återkommande större arbetsuppgift du har på din lott (som min adept). Kartlägg den genom att spalta upp de att göra-uppgifter den brukar bestå av och tidssätt dem. Multiplicera den totala tidsåtgången med hur många gånger du gör arbetsuppgiften under en viss tid och sätt det i relation till den tid du har till förfogande under samma tid.

Är det rimligt? Kommer de närmaste veckorna vara behagliga eller stressigt gräsliga?

Behöver du sänka din arbetsbelastning över tid, ta till exempel mitt renodlingsverktyg till hjälp, vilket du kan ladda ner från www.stiernholm.com/prioritera.

Något att ta på

Om du på detta eller liknande sätt konkretiserar vad "mycket" egentligen innebär, får du plötsligt något handfast att hugga tag i. Du famlar inte längre i blindo styrd av en obehaglig känsla, utan du kan handlingskraftigt göra något åt situationen - själv eller tillsammans med din chef.

Hur gör du?

Hur gör du för att mer konkret beskriva för andra hur du har det? Kommentera gärna nedan.

Tack för idag och på återseende. 

Klart!

24 april 2013
Till toppen av sidan Till topp