// //

Fyra elefanter är något annat än fem myror

I vår vardag på jobbet gör vi saker som går fort och saker som tar lång tid. En del uppgifter kan vi bestämma oss för att göra nu, varpå vi gör dem. Andra behöver vi komma tillbaka till litet då och då och göra delar av för att till slut gå i mål några veckor senare och få glädjas åt att sätta den där "klart!"-bocken.

Håll isär

Det gäller att hålla isär de här, för de är två helt olika saker. När vi skriver upp de korta uppgifterna, skriver vi precis vad vi ska göra. Men, när vi skriver upp de långa uppgifterna, formulerar vi oss mer i termer av vad som ska åstadkommas, genom många korta uppgifter efter varandra (som i bästa fall finns på vår att göra-lista).

Långa uppgifter kan till exempel heta saker som "Norge-etableringen", "Nytt intranät", "Utvecklingssamtalen", "Byggprojektet X", "Höstkickoffen", "Förbättrad reklamationsrutin" och "Leveransen till kund Y", medan de korta formuleras med verb som "skriv", "ring", "skicka", "sammankalla", "fråga", "maila" och "boka".

Ibland när jag föreläser upplever jag att jag inte gör mig riktigt förstådd när det gäller vikten av att separera långt och kort. Låt mig därför göra ett nytt försök idag.

En för korta och en för långa

Som jag ser det, behöver vi ha dels en att göra-lista med de korta uppgifterna, dels en översikt över alla långa uppgifter vi ansvarar för. Varje lång uppgift som jag vill ska röra sig framåt behöver i varje läge ha åtminstone en att göra-uppgift i att göra-listan som dess nästa steg (eller i någon annans att göra-lista när du väntar på att denne ska göra något). Vi ska kunna vara trygga i att om vi gör de korta sakerna som står på att göra-listan, kommer vi framåt i alla de långa sakerna på översikten.

Separerar vi långa och korta uppgifter till två olika ställen, kan vi pendla mellan det strategiska perspektivet då vi lyfter blicken och det operativa då vi gör allt som ska göras. Blandar vi långa och korta uppgifter på samma att göra-lista, är det lätt att de långa uppgifterna blir surdegar som vi skjuter framför oss. Vi ser att de står där, men eftersom vi inte definierat nästa korta uppgift som ska göras i den långa uppgiften, tenderar vi istället välja att hugga tag i de korta uppgifterna (som handlar om andra saker), eftersom de är mer konkret formulerade och snabbare att komma igång med.

Ha inte en ”lite av varje”-lista

Om vi känner oss överväldigade över alla de långa uppgifter vi över tid behöver få klart, är själva det successiva nedbrytandet i korta steg ett effektivt sätt att reducera stressen. Har vi då de långa uppgifterna på ett ställe för sig, kan vi lugnt definiera de korta stegen som att göra-uppgifter på att göra-listan.

Om vi istället blandar långt och kort, hamnar de korta nästa stegen tillsammans med de långa uppgifterna i samma lista, så att vi till slut har en lista som dels visar allt vi konkret ska göra, dels sådant vi inte direkt ska göra utan snarare åstadkomma. Att göra-listan får karaktären av lite av varje-lista istället för att vara befriande renodlad.

Gör så här

  • Ta en funderare på var du skulle kunna ha din kompletta översikt över de långa uppgifter, projekt och förändringsinitiativ du ansvarar för. Fokusera på att göra den överskådlig och lätt att hitta när du vill få koll. Gör du en vanlig lista rätt upp och ned? Ritar du en mindmap för att få rejäl överblick? Lägger du upp ett Gantt-schema i ett överskådligt kalkylblad? Avsätter du en vägg på ditt kontor till att där sätta postitlappar som flyttas allt längre åt höger, i takt med att de närmar sig slutförande? 
  • Gör din kompletta översikt. Det vill säga, töm huvudet på alla långa uppgifter du kan komma på att du ansvarar för och skumma igenom din att göra-lista efter uppgifter som du egentligen behöver göra i flera steg för att kunna bocka av. Det kan hända att ni har ett gemensamt projekthanteringssystem eller att ni arbetar med visuell styrning av era gemensamma projekt. För de allra flesta är det värt det extra besväret att också lägga till de projekt därifrån som de är involverade i, så att de "tar hem" överblicken över dem till sin egen översikt. 
  • Skumma igenom översikten och se till att du har något definierat nästa steg (eller "action" om du så vill) på var och en av de långa uppgifterna som du vill ska vara i rörelse. Det kan vara något du ska göra (som finns som en kort uppgift i din att göra-lista) eller något du väntar på från någon annan. 
  • Bestäm dig för hur ofta du ska skumma igenom översikten på detta sätt och när det passar dig bäst. Många gör det ett par gånger i månaden under en stund på dagen då det inte brukar vara så hektiskt. Boka gärna in ett återkommande möte med dig själv, så det lättare blir av. 

Mindre tvekande och mer gjort

Separerar du korta att göra-uppgifter från de långa projekt eller förändringar du ansvarar för, kommer du få en att göra-lista som går snabbare att jobba med. Du ser lättare vilka långa uppgifter som riskerar att gå i stå och färre initiativ riskerar falla mellan stolarna.

Hur gör du?

Var har du valt att ha din översikt över dina långa uppgifter? Lämna gärna en kommentar nedan. Jag är ständigt på jakt efter nya verktyg och tips på lösningar, så jag är nyfiken på att höra hur du gjort.

2 november 2012
Till toppen av sidan Till topp