// //

Det är de små, små detaljerna som gör det

När vi tar oss för att förbättra vår arbetsstruktur för att vi vill skapa en smidigare vardag, är det lätt att tro att det är de stora greppen som måste till för att det ska bli någon effekt. 

Vi tror vi behöver göra ett riktigt röj, en rejäl uppryckning och skaffa alla nödvändiga attiraljer av senaste sort. Resultatet är ofta att det blir ett så stort projekt av strukturerandet att vi baxnar och lägger ner innan vi ens börjat.

Men, jag som arbetar med det här (och bara det här) varje dag har gång efter annan sett att det istället är i detaljerna det sitter. Vi kan ha gjort rätt enligt strukturkonstens alla regler, men så halkar vi tillbaka i gamla hjulspår om och om igen, av den enkla anledningen att vi missar en liten, avgörande detalj.

Det fina är emellertid att, om vi bara klarar de där detalj-fallgroparna, vinner vi mycket i struktur och får en stor skillnad i vår vardag jämfört med tidigare.

Sex små detaljer

Så, låt mig dela med mig av sex detaljer som avgör om din struktur håller eller ej.

  • Hur lätt det är att bli påmind om dina individuella verksamhetsmål i vardagen på jobbet
    D v s hur fort och lätt går det för dig att se vilka mål du ansvarar för just nu? Räcker det att du lyfter blicken, så sitter de där? Är de bara en knapptryckning bort eller behöver du klicka än här, än där några gånger innan du ser dem? Ju mindre närvarande i vardagen dina mål är (rent visuellt eller med självklarhet i huvudet), desto svårare kommer det att vara för dig att använda prioriteringsverktyg som till exempel den klassiska bråttom/viktigtmatrisen och min renodlingsmall.
  • Hur lättillgänglig att göra-listan är
    Behöver du leta efter, bläddra i, logga in i eller vänta på att göra-listan, kommer du snart att skriva upp vad du har att göra på mer lättillgängliga platser. Innan du vet ordet av har du ändå att göra-uppgifter på flera ställen, trots att du tänkte ha bara ett enda.
  • Om vi tar oss tid till att formulera att göra-uppgifterna konkret och utförligt eller ej
    Det är lätt att slarva här, till exempel genom att skriva en förkortning eller låta någon text ligga kvar som inte direkt beskriver vad det är vi ska göra, eftersom vi tänker att vi vet vad det egentligen betyder. Men, det är ju bara just nu vi vet exakt vad vi menar. Sedan, när vi ska göra det som vi har att göra, kommer vi att fundera på vad det egentligen var vi menade. Vi får lägga tid på att dra oss till minnes eller rent av läsa igenom upprinnelsemailet ytterligare en gång (i onödan) för att på nytt ta reda på vad det egentligen var som vi bestämde oss för att göra.
  • Om vi fyller i förfallodatum på måfå eller ej
    Fyller vi i förfallodatum i att göra-uppgiften fast det egentligen inte behövs, kommer vi att råka ut för att uppgiftslistan är försenad och röd för tidigt och helt i onödan. Om vi vågar låta bli att fylla i förfallodatum i trygg förvissning om att vi tidigare än annars kommer att få klart dagens uppgifter, blir vi friare att kunna välja vad vi gör i varje stund.
  • Om vi har självklara lagringsställen (helst få sådana) för alla papper som kan komma att hamna på våra skrivbord
    När vi inte har någonstans att göra av det material vi behöver ha kvar, är vi hänvisade till att ändå lägga det där det finns plats, vilket ofta är i högar på skrivbordet. Det tomma skrivbord som var resultatet av vårt "röj" blir knappast långvarigt.
  • Att bestämma sig ...
    ... för när det är fullt i kalendern och inga fler möten får plats den här veckan, för när vi är tillgängliga för andra, för när vi kollar mail, för vilka projekt vi låter vara aktiva och vilka vi lägger på is.

Ett litet steg för dig, ett stort steg för strukturen

Om du ser till att nämnda detaljer klaffar kommer du att skapa superstruktur i din vardag på arbetet lättare än många andra. Du får njuta av den fulla effekten av den senaste app:en,projektverktyget eller en vältrimmad uppgifter-funktion i Outlook, eftersom du inte kör fast på grund av något detaljerat finlir som fallerar.

Något mer?

Har jag glömt någon detalj som är helt avgörande för att din struktur ska fungera? Kommentera gärna och berätta! Det finns säkert en uppsjö aspekter av det här området som jag ännu inte upptäckt, så jag är nyfiken på att höra din syn på saken.

5 december 2012
Till toppen av sidan Till topp