Ändra arbetssätt? - Ändra omgivningen

Mina största strukturförbättringar har jag gjort i samband med att jag bytt kontor och till och med jobb. När allt ändå är nytt, känns en ny vana mer eller mindre inte som så stor förändring.

När jag har kursdeltagare som alldeles nyss börjat ett nytt jobb, brukar jag gratulera dem. Få har ettså gyllene utgångsläge för rutinförfining som de.

Men, det finns en vardag mellan jobbytena. Då vill vi också bli mer strukturerade. Ibland förändrar vi med lätthet, ibland är det svårare. När du testat att strukturera dig men misslyckats gång på gång, är det dags att ta till radikala grepp.

Det sitter något i väggarna

Kognitionsforskare menar att vi minns saker lättare i den miljö där vi först lärde oss dem. Studenter får till exempel högre provresultat när provet hålls i samma lokal som de undervisats i. Det visar sig nämligen att detaljer i miljön och rummet tjänar som "minnes-triggers", även om vi är omedvetna om det.

Forskaren David Neal vid institutionen för psykologi och neurovetenskap vid Duke University menar att när vi gör sådant vi gör väldigt ofta, på rutin och som vanor, närmast överlåter vi kontrollen över vad vi gör till miljön och det som finns i vår omgivning. Det gäller i synnerhet uppgifter vi dessutom alltid gör på samma plats. Vi gör som vi gör på jobbet, eftersom "det är så vi gör på jobbet". När vi kommer tillbaka från ett möte och har en bunt papper i handen, lägger vi den bunten till vänster på skrivbordet innan vi sätter oss, därför att det är så vi brukar göra när vi kommer tillbaka från ett möte.

Det förefaller smart av oss att göra rutin av en hel del av det vi gör om dagarna, eftersom det då går mer med automatik och vi får ork över till att arbeta koncentrerat med de mer krävande uppgifterna.
Det fina med vanorna är att vi själva kan designa dem så de gynnar oss som mest.

Neal har funnit att då vi vill förändra dessa högfrekventa vanor som styrs så mycket av miljön, är det just miljön vi bör förändra (så vi lättare etablerar en ny vana).

Den yttre förändringen föder den inre

Så, om du bestämmer dig för att arbeta på ett mer strukturerat sätt än tidigare, till exempel för att du fått någon idé när du läst Klart!, förändra något i miljön du brukar göra momenten i.
Gör så här:
1) Bestäm dig för en jobb-vana du har idag och som du vill förändra.
2) Gör tydligt för dig hur du skulle vilja göra det du gör istället för som idag. Du kan rita upp det som en process, du kan formulera det i termer av "När jag ..., vill jag från och mednu ...", du kan skriva det på en lapp som en uppmaning till dig själv.
3) Hitta på något sätt att förändra den fysiska miljön så det inte längre är som vanligt. 
Till exempel:

  • Skaffa en annan sorts penna att skriva med
  • Byt plats på högarna på skrivbordet
  • Gör en tom yta kring skärmen
  • Flytta om bokhyllorna
  • Vänd skrivbordet så det står åt andra hållet
  • Fråga på veckomötet vem av dina kollegor som vill byta kontorsrum med dig. "Jag behöver förfina mitt sätt att jobba och det går lättare efter ett miljöombyte." Kollegan kanske också vill göra en förändring. Då kan ni sporra varandra.
  • Har ni flexkontor, välj en annan arbetsarea än du brukar.
  • Skaffa ett nytt skrivbordsunderlägg
  • Byt bakgrundsbild på datorskrivbordet och töm det på ikoner
  • Ta bort besöksbordet och -stolarna du ändå inte använder till annat än pappersförvaring
  • Välj en annan väg in på kontoret från och med nu
  • Lägg telefonen i bakluckan när du kör bil, så den inte ligger lättillgänglig med frestelsersom SMS, Facebook och mail
  • Ska ni snart flytta hela ert kontor till en annan plats, ta chansen att börja med de nyavanorna i samband med flytten

4) Gör i vardagen sedan på det nya sättet.
5) Faller du tillbaka i gamla vanor igen, hitta på någonting ytterligare som du kan förändra iden fysiska miljön och börja igen.

Lättare etablerat och lättare bibehållet

Om du förändrar den fysiska miljön i samband med att du förändrar ditt arbetssätt, blir det lättare att etablera de nya vanorna och lättare att sedan bibehålla de nyligen etablerade.

Strukturförbättringen blir inte lika ansträngande som annars och du riskerar inte i samma utsträckning att halka tillbaka i gamla hjulspår.

Hur gör du?

Vad skulle du lättast kunna förändra i din fysiska miljö för att förenkla för dig att etablera nya vanor? Skriv till mig på david [at] stiernholm [dot] com och berätta. Små, till synes banala förändringarger i detta fall stor effekt, så dina idéer är mycket välkomna.

David Stiernholm

 

24 september 2012
Till toppen av sidan Till topp