Håll din arbetsbelastning i schack

Om du har en tendens att tacka ja till för mycket och sedan ångrar dig, eftersom du får för mycket att göra, då är du inte ensam. Du är heller inte utan hjälp.

Tillhör du dem för vilka det ständigt kör ihop sig och som får jobba över fler kvällar i veckan än vad som är önskvärt, då är du i gott sällskap av många jag möter dagligen.

Synliggör det nu osynliga

Såvida du inte bara arbetar när du sitter i möte, är din veckas arbetskvot fylld långt innan kalendervyn är så full av möten att den ser ut som en välkaklad badrumsvägg. Tittar vi i vår kalender, blir tiden vi behöver för att göra uppgifter på egen hand tämligen osynlig, vilket lätt leder till att vi tackar ja till möten och aktiviteter så länge det finns en lucka. Men, gör du också "på egen hand"-tiden tydlig för dig själv, skapar du ett sanningsenligt underlag för beslut när du får erbjudande om att göra något innan ett visst datum och när du
får en mötesinbjudan.

Tydlighet gör det enklare att ta rätt beslut

Gör därför en plan över all den tid du redan har intecknad för arbete, outtalat eller inte. Du kan till exempel använda Excel eller något annat kalkylbladsverktyg för det här. Då ser du nämligen snabbt och lätt hur mycket du verkligen har att göra framöver och mängden tid du har till nya åtaganden. 

Gör så här

1) Titta igenom din kalender för detta år och leta efter deadlines.
2) Om du inte redan gjort det, lista alla projekt du driver eller deltar i under året.
3) Skapa ett kalkylblad med namnen på projekten och dina deadlines i kolumnen längst till vänster.
4) Lägg veckonumren 1-52 i kolumnerna B och åt höger.
5) För varje deadline, fundera på hur mycket tid per vecka du behöver jobba och när, från och med idag fram till deadline.
6) Lägg in antalet timmar per vecka i respektive cell i kalkylbladet.
7) Hur mycket tid behöver du lägga varje vecka i de olika projekten? Lägg också in dessa timmar för varje vecka du arbetar i projekten.
8) Infoga en rad direkt under raden med veckonummer. Gör där en formel som summerar alla veckans uppbokade timmar. Där ser du nu dina redan intecknade arbetstimmar för var vecka.
9) Vill du göra det än tydligare för dig, lägg in en formel som automatiskt markerar veckonumret riktigt illrött när antalet bokade timmar överstiger en lämplig summa. Jag har valt att signalera vid 30 bokade timmar, eftersom jag räknar med att jag behöver 10 timmar för att hantera mail, administrativa uppgifter och oförutsedda händelser.
10) Vill du, gör du lätt ett diagram över intecknade timmar per vecka, så du också grafiskt får ett hum om när du kommer att ha mycket att göra.

I fortsättningen, innan du glatt säger "Javisst!" när någon frågar om du till exempel kan ta ansvar för att sjösätta den där nya lösningen, konsultera din totaltidplan och se om du har utrymme de veckor det skulle vara aktuellt.

Så fort du lägger in några nya timmar i kalkylarket, var uppmärksam på om någon vecka plötsligt passerar gränsvärdet för vad som är av dig önskad uppbokad tid. Lyser det rött (eller hur du valt att signalera det), blocka helt sonika all till synes ledig tid i kalendern för den veckan, så du inte frestas att lägga in ytterligare möten, fastän du egentligen inte har tid.

Bättre fördelning ger bättre utdelning

Om du i förväg summerar den tid du vet att du kommer att vara upptagen varje vecka framöver, kan du med god framförhållning se när en vecka är "full". Även om du ännu har mötesbokningsfria luckor i kalendern, kan du lätt bli varse att du inte har utrymme för ett föreslaget möte, utan att det får bli först veckan därpå.

Detta helhetsgrepp gör dig till herre över din egen planering istället för att du råkar ut för att det ideligen blir mer att göra om dagarna än du tänkt dig (och mår bra av).

Hur gör du?

Hur gör du för att förutspå din arbetsbelastning? Kommentera gärna nedan.